A resposta existe, algures no email
O evento precisa da resposta na agenda, não só na caixa de entrada.
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Usar a Bewitt
Quando a comunicação com oradores fica confusa, torne mais fiável a versão publicada da sessão.
A comunicação com oradores começa muitas vezes por email e depois espalha-se por conversas de chat, títulos revistos, ficheiros de fotografia de perfil, alterações de função, perguntas sobre salas e alguém a perguntar qual é a versão em vigor.
A Bewitt não é um portal de oradores nem um sistema de email só para oradores. O seu trabalho é manter atualizado o contexto público da sessão: detalhes do item da agenda, linhas de oradores, bios, imagens, ligações a participantes, páginas do evento, publicações e app dos participantes.
Use-a quando a conversa com os oradores precisa de um sítio fiável onde assentar antes de os participantes verem o programa.
Oradores e comunicação
Passe o vaivém com oradores para detalhes atuais da sessão em que os participantes podem confiar.
A Bewitt ajuda a publicar o resultado da comunicação com oradores, mesmo quando o acompanhamento dos oradores ainda acontece fora do produto.
Realidade da comunicação
A conversa com o orador não é a agenda.
Um orador confirma um novo título. O moderador envia uma bio melhor. O responsável pela sala muda a configuração. A resposta final está na conversa, mas os participantes não leem essa conversa.
A Bewitt dá aos organizadores um sítio para publicar a resposta atual dentro do evento: item da agenda, detalhes do orador, páginas personalizadas, publicações do evento, emails do ciclo do evento e conteúdo da app dos participantes.
Momentos do organizador
Onde este formato costuma começar a vacilar.
O problema raramente é uma grande falha dramática. Normalmente é um conjunto de pequenos momentos familiares a chegar todos ao mesmo tempo.
Um orador envia uma nova bio às 23:11
As atualizações da bio são mais fáceis de tratar quando os detalhes do orador vivem junto da sessão.
A equipa continua a perguntar qual é a versão em vigor
Os detalhes publicados da sessão devem ser mais fiáveis do que a memória.
As pessoas só veem o estado final
Os participantes não querem saber da conversa. Querem saber se a agenda está certa.
O que costuma acontecer
A parte que os organizadores sentem antes de darem nome ao problema.
Estes são os momentos que fazem o evento parecer mais pesado do que devia.
A comunicação com oradores não tem onde assentar
Se as atualizações ficam no email, a agenda pode ficar atrás do plano real.
Nem sempre são necessárias ferramentas só para oradores
Muitos eventos precisam mais de contexto publicado com rigor do que de um portal completo para oradores.
Os detalhes visíveis para participantes são frágeis
Título, sala, hora, função do orador e bio podem afastar-se uns dos outros entre ferramentas.
Atualizações por email não são uma base de dados do programa
Uma mensagem enviada não garante que a app dos participantes, a agenda e a vista da equipa estejam atualizadas.
Como a Bewitt ajuda
Dê ao trabalho do evento um sítio mais calmo onde ficar.
A Bewitt mantém as peças práticas por perto para que os organizadores acompanhem o evento, em vez de andar atrás dele.
Publique o contexto atual do orador
Atualize as linhas de oradores na agenda com nome, função, bio, imagem e ligação ao participante.
Mantenha os detalhes do orador junto dos detalhes da sessão
As atualizações do orador ficam junto do título, descrição, hora, local, capacidade, check-in, feedback e definições de notas.
Use páginas ou publicações para informação mais ampla
Crie páginas personalizadas do evento ou publicações quando os participantes precisam de instruções para oradores, recursos, artigos ou contexto em vídeo.
Use emails do ciclo do evento para o timing dos participantes
Configure emails do evento, como lembretes e confirmações de encomenda, para levar as pessoas de volta ao espaço atual do evento.
Use SMTP quando a identidade do remetente importa
Configure SMTP ao nível do evento quando os emails para participantes devem sair da configuração de email do organizador.
Antes, durante e depois
Mantenha a história do evento ligada desde a primeira inscrição até ao acompanhamento final.
Recolha atualizações dos oradores onde quer que cheguem
Use a conversa com o orador, o chat ou a chamada para reunir alterações; depois publique o resultado na agenda e no conteúdo do evento.
Torne a versão atual fácil de consultar
Mantenha alinhadas a app dos participantes, a agenda, as páginas e as publicações, para que a equipa e os participantes não tenham de adivinhar.
Reveja a sessão com o contexto certo
Feedback, classificações, notas e sinais de presença são mais úteis quando os detalhes da sessão e do orador estavam corretos.
Pequenos detalhes
As partes que não deviam precisar da sua própria folha de cálculo de emergência.
A Bewitt é útil porque mantém os detalhes normais do evento suficientemente perto para a sua equipa os conseguir usar quando a sala fica movimentada.
A caixa de entrada pode recolher atualizações. A agenda deve publicá-las.
Essa diferença evita que o evento acabe num exercício de procura.
Moderador alterado para coanfitrião.
Uma alteração de função pode ser pequena internamente e importante para os participantes.
Página de instruções para oradores adicionada.
As páginas personalizadas podem guardar informação que não pertence ao cartão da sessão.
O lembrete aponta de volta para o espaço do evento.
Os emails do ciclo do evento funcionam melhor quando levam os participantes à fonte atual.
Funcionalidades relacionadas
Formas de a Bewitt ajudar nesta situação.
Estas áreas da plataforma mantêm o trabalho do evento ligado quando os detalhes começam a mudar.
Gestão da agenda
Organize sessões, locais, dados dos oradores e alterações ao horário num só lugar.
App do participante
Dê aos participantes um espaço no navegador para agenda, acesso, check-in, feedback e ações do evento.
Colaboração da equipa
Permita que as equipas de organização partilhem a mesma área de trabalho do evento, em vez de dividirem o trabalho por caixas de email.
Casos de uso relacionados
Formatos de evento onde esta situação aparece muitas vezes.
Veja como a mesma pressão aparece em diferentes tipos de evento.
Situações relacionadas
Páginas próximas de Usar a Bewitt.
Perguntas que os organizadores costumam fazer
Respostas práticas antes de começar a montar o evento.
A Bewitt envia emails só para oradores?
Não. A Bewitt não oferece um fluxo de emails específico para oradores nem um portal de comunicação com oradores.
As atualizações dos oradores podem aparecer na app dos participantes?
Sim. Atualize o item da agenda e as linhas de oradores para que os participantes vejam o contexto atual do orador na agenda dos participantes.
Os emails do evento podem usar o remetente do organizador?
Sim. Os organizadores podem configurar definições SMTP ao nível do evento e enviar um email de exemplo antes de usar esse remetente para a entrega de emails do evento.
Dê às atualizações dos oradores um sítio útil onde assentar.
Use a Bewitt para passar o vaivém com oradores para detalhes atuais da agenda, contexto na app dos participantes, páginas do evento, publicações e emails do ciclo do evento que levam as pessoas ao sítio certo.
