Organizações
Agrupe o trabalho dos eventos numa organização, para que as equipas possam gerir eventos sem que tudo dependa de uma só pessoa.
Voltar às funcionalidades
Software de colaboração para equipas de eventos
Ponha toda a equipa do evento a trabalhar a partir do mesmo sítio.
A Bewitt é software de colaboração para equipas de eventos, pensado para organizadores que precisam de juntar colegas, voluntários, comissões, staff, agências e intervenientes para planear e gerir eventos sem partilhar acessos nem reencaminhar folhas de cálculo.
Dê às pessoas certas acesso ao trabalho certo do evento, para que a equipa avance mais depressa sem perguntar "Quem mudou isto?" de dez em dez minutos.
Resultado rápido
Visibilidade partilhada, acessos mais claros e menos trabalho do evento escondido em caixas de entrada privadas.
Use a Bewitt para colaboração entre organizadores quando o evento depende de mais do que uma pessoa para manter tudo debaixo de olho.
O problema
Os eventos raramente são organizados por uma só pessoa.
Até os eventos pequenos acabam por juntar uma equipa.
Alguém trata das inscrições. Alguém atualiza a agenda. Alguém fala com os patrocinadores. Alguém gere os oradores. Alguém faz o check-in. E há sempre outra pessoa com opiniões fortes sobre o email de boas-vindas, mas que não encontra a versão mais recente.
Pouco depois, o evento vive espalhado por folhas de cálculo partilhadas, emails reencaminhados, notas privadas, conversas de chat e um ficheiro suspeitosamente importante chamado "final-final-real-version.xlsx."
A equipa do seu evento não deveria precisar de partilhar uma conta para trabalhar em conjunto.
A Bewitt ajuda os organizadores a trazer as pessoas envolvidas para uma só área de trabalho do evento, com acessos mais claros, visibilidade partilhada e menos dores de cabeça de coordenação.
A solução
Traga a equipa do evento para uma só área de trabalho.
A Bewitt dá aos organizadores software de planeamento de eventos para equipas, para que o trabalho do evento fique centralizado enquanto diferentes pessoas gerem as partes pelas quais são responsáveis.
Convide colegas, gira acessos, trabalhe em vários eventos, mantenha a informação do evento num só sítio e reduza aquela energia de "podes enviar-me a versão mais recente?" na sala.
O resultado é uma coordenação mais simples, responsabilidades mais claras e menos peças soltas escondidas na caixa de entrada de alguém.
Funcionalidades de colaboração
Controlos práticos de equipa para trabalho de evento partilhado.
Vários membros da equipa
Traga colegas, voluntários, elementos da equipa ou parceiros para o trabalho do evento sem partilhar uma única conta.
Acesso por função
Dê aos membros da equipa o acesso certo para o que têm de fazer, sem abrir todas as portas por defeito.
Colaboração no evento
Permita que várias pessoas ajudem a gerir o mesmo evento, mantendo o trabalho ligado a uma única área de trabalho do evento.
Gestão da organização
Torne mais fácil acompanhar equipas, eventos e atividade dos organizadores quando há mais do que uma pessoa envolvida.
Convites para a equipa
Convide as pessoas certas para o trabalho sem enviar palavras-passe, capturas de ecrã ou mensagens do género "usa a minha conta".
Visibilidade partilhada do evento
Ajude todos a perceber o que está a acontecer nas inscrições, na agenda, nos patrocinadores, nos check-ins, no envolvimento e nos relatórios.
Permissões controladas
Mantenha as áreas sensíveis ou de maior impacto sob controlo, sem impedir a equipa de contribuir.
Cenários de evento
Equipas diferentes. Formas de trabalhar diferentes.
As equipas de conferências costumam dividir o trabalho entre inscrições, agenda, oradores, patrocinadores, check-ins, envolvimento e relatórios. A Bewitt ajuda cada parte a ficar ligada, em vez de desaparecer em ficheiros separados.
Os eventos de empresa podem envolver recursos humanos, comunicação, liderança, instalações, IT e responsáveis de equipa. A Bewitt ajuda as equipas internas a coordenar sem mais uma conversa interminável de planeamento.
As universidades gerem muitas vezes eventos entre departamentos, grupos de estudantes, equipas, associações e parceiros externos. A Bewitt ajuda os organizadores a manter o trabalho do evento visível sem concentrar tudo na caixa de entrada de uma só pessoa.
As agências precisam de gerir eventos de clientes, equipas internas, prestadores e, por vezes, vários eventos ao mesmo tempo. A Bewitt ajuda a manter a colaboração organizada sem partilhar contas entre projetos.
Comparação
Menos caos de coordenação. Mais avanço no evento.
| Abordagem tradicional | Bewitt |
|---|---|
| Palavras-passe partilhadas | Cada membro da equipa tem o seu próprio acesso |
| Confusão sobre quem manda na folha de cálculo | A informação do evento fica numa só área de trabalho |
| Aprovações por email | Colaboração mais clara em torno do evento |
| Silos de informação | Visibilidade partilhada para a equipa organizadora |
| Atualizações manuais de estado | Todos podem trabalhar a partir do estado atual do evento |
| Uma pessoa torna-se o gargalo | Várias pessoas podem contribuir com responsabilidade |
| Responsabilidades pouco claras | Os acessos podem acompanhar as funções e responsabilidades da equipa |
| O conhecimento do evento fica preso em caixas de entrada | Colaboração do evento centralizada |
Colaboração em todo o evento.
A colaboração da equipa deve cobrir o evento inteiro, não apenas uma lista de tarefas de planeamento.
Com a Bewitt, os organizadores podem colaborar nas inscrições, na gestão da agenda, nos patrocinadores, nos check-ins, no envolvimento, na analítica e nas operações do evento.
Todos trabalham a partir da mesma fonte de informação, para que a pessoa das inscrições, a da agenda, a dos patrocinadores e a do check-in não estejam discretamente a manter quatro realidades diferentes.
Isso significa menos pedidos de ponto de situação, menos atualizações duplicadas e uma maior probabilidade de a equipa saber o que está realmente a acontecer.
- Inscrições
- Gestão da agenda
- Patrocinadores
- Check-ins
- Envolvimento
- Analítica
- Operações do evento
FAQ
Perguntas sobre colaboração em equipa que os organizadores fazem antes de partilharem mais uma palavra-passe.
Várias pessoas podem gerir um evento?
Sim. A Bewitt suporta gestão de eventos por vários utilizadores, para que mais do que uma pessoa possa ajudar a organizar e gerir o evento.
Posso controlar quem tem acesso?
Sim. Pode gerir o acesso para que os membros da equipa tenham apenas a visibilidade e as responsabilidades de que precisam.
Posso convidar colegas?
Sim. Os organizadores podem convidar colegas, elementos da equipa, voluntários ou parceiros para o trabalho do evento.
As agências podem gerir eventos de clientes?
Sim. As agências podem usar a Bewitt para gerir vários eventos de clientes e colaborar com equipas internas ou externas.
Os voluntários podem ter acesso limitado?
Sim. Os voluntários podem receber acesso adequado à sua função, por exemplo para ajudar nos check-ins ou nas operações do evento.
Posso gerir vários eventos?
Sim. Organizações e equipas podem gerir vários eventos a partir da mesma área de trabalho alargada.
Membros diferentes da equipa podem ter responsabilidades diferentes?
Sim. Pessoas diferentes podem focar-se nas inscrições, na agenda, nos patrocinadores, nos check-ins, no envolvimento ou nos relatórios, consoante a configuração do evento.
As organizações podem gerir vários organizadores?
Sim. As organizações podem reunir vários organizadores, para que o trabalho do evento não dependa de uma conta individual.
Deixe de organizar eventos em cadeias de email.
Junte a sua equipa, o trabalho do evento e a visibilidade partilhada num só sítio. A Bewitt ajuda os organizadores a colaborar com colegas, voluntários, agências e intervenientes sem palavras-passe partilhadas, ficheiros espalhados ou folhas de cálculo sem dono claro.
