O equipamento audiovisual funciona melhor noutro sítio
Uma mudança de sala não devia obrigar a equipa a explicar a mesma coisa em cada porta.
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Usar a Bewitt
Quando o seu evento muda, a app do evento tem de acompanhar.
As salas mudam. Os oradores atrasam-se. Os workshops enchem. Uma sessão de patrocinador passa para outro ponto do recinto. A agenda impressa já não ajuda.
A Bewitt permite aos organizadores atualizar a agenda e o conteúdo do evento depois da publicação, para que os participantes possam continuar a consultar a versão atual na app dos participantes.
Use atualizações em tempo real para o trabalho prático: edições da agenda, publicações do evento, páginas personalizadas, detalhes de transmissão em direto, emails de lembrete com a marca e pequenas notas que mantêm um evento cheio a andar.
App do evento e agenda
Mantenha os participantes apontados para a sala certa, a sessão certa e a informação certa sem reconstruir a página do evento sempre que os planos mudam.
As atualizações em tempo real têm menos a ver com espetáculo e mais com manter clara a versão do evento que os participantes veem.
Realidade do dia do evento
A alteração das 10:40 que ninguém planeou.
Está junto à inscrição quando chega a mensagem: o orador está atrasado, o workshop já está cheio e a sessão do patrocinador tem de mudar para uma sala mais calma. As pessoas já estão a perguntar à equipa para onde devem ir.
Com a Bewitt, pode atualizar a agenda publicada, ajustar conteúdo relacionado do evento, publicar uma atualização e fazer com que a app dos participantes reflita o plano atual. Não é magia. É apenas a área de trabalho de que um organizador precisa quando o dia começa a mexer.
Momentos do organizador
Onde este formato costuma começar a vacilar.
O problema raramente é uma grande falha dramática. Normalmente é um conjunto de pequenos momentos familiares a chegar todos ao mesmo tempo.
A palestra principal começa 15 minutos mais tarde
Uma pequena mudança de horário pode afetar pausas, sessões e expectativas da equipa.
O workshop prático enche antes do almoço
Os participantes precisam de saber que uma sessão já não está disponível antes de atravessarem o recinto.
A URL da transmissão em direto chega depois da última verificação técnica
Os detalhes híbridos e online muitas vezes ficam fechados precisamente quando toda a gente precisa deles.
O que costuma acontecer
A parte que os organizadores sentem antes de darem nome ao problema.
Estes são os momentos que fazem o evento parecer mais pesado do que devia.
Os programas impressos ficam desatualizados a meio da manhã
O papel parece confiante mesmo quando está errado. Esse é o problema.
A equipa responde à mesma pergunta o dia todo
Cada atualização pouco clara vira balcão de apoio humano à porta, no corredor e na mesa de inscrição.
Notas importantes espalham-se por vários canais
Email, sinalética, conversa de corredor e chat da equipa podem transportar versões diferentes da mesma alteração.
Detalhes de patrocinadores e transmissões mudam tarde
O conteúdo do evento continua a mudar depois de a página já estar publicada. Os organizadores precisam de uma forma prática de o atualizar.
Como a Bewitt ajuda
Dê ao trabalho do evento um sítio mais calmo onde ficar.
A Bewitt mantém as peças práticas por perto para que os organizadores acompanhem o evento, em vez de andar atrás dele.
Atualize itens da agenda depois da publicação
Edite detalhes das sessões para que a app dos participantes possa mostrar a agenda atual.
Publique atualizações do evento
Use publicações do evento ou atualizações em formato de blog, com importação RSS disponível quando for útil.
Edite páginas personalizadas
Acrescente ou atualize detalhes práticos, como notas do espaço, informação de acesso, alterações de patrocinadores ou FAQ do evento.
Configure metadados da transmissão em direto
Mostre detalhes relevantes de transmissão em direto nas sessões quando estiverem configurados.
Envie lembretes com a marca
Use emails do evento e suporte SMTP do organizador quando uma alteração precisa de mais visibilidade.
Antes, durante e depois
Mantenha a história do evento ligada desde a primeira inscrição até ao acompanhamento final.
Dê uma casa às atualizações
Prepare agenda, publicações, páginas personalizadas, definições de transmissão em direto e definições de email antes de o dia do evento começar a mexer.
Atualize a versão que os participantes veem
Edite itens da agenda, publicações, páginas ou detalhes de transmissão em direto, depois confirme se o texto é claro para os participantes.
Deixe um registo útil
Use a agenda atualizada, as publicações, o feedback e os relatórios para perceber o que mudou e o que deve planear de forma diferente da próxima vez.
Pequenos detalhes
As partes que não deviam precisar da sua própria folha de cálculo de emergência.
A Bewitt é útil porque mantém os detalhes normais do evento suficientemente perto para a sua equipa os conseguir usar quando a sala fica movimentada.
Sala alterada: agora no Pavilhão B
Uma nota direta ajuda os participantes a agir sem perguntarem a uma segunda pessoa.
Workshop cheio: fale com o balcão de informações
As atualizações de lotação devem dizer aos participantes o que fazer a seguir.
Link da transmissão em direto adicionado
Um estado claro reduz o pânico do onde-está-o-link.
Programa atualizado após atraso do orador
Indique o motivo quando isso ajuda os participantes a confiar na alteração.
Funcionalidades relacionadas
Formas de a Bewitt ajudar nesta situação.
Estas áreas da plataforma mantêm o trabalho do evento ligado quando os detalhes começam a mudar.
App do participante
Dê aos participantes um espaço no navegador para agenda, acesso, check-in, feedback e ações do evento.
Gestão da agenda
Organize sessões, locais, dados dos oradores e alterações ao horário num só lugar.
Marca do evento
Adapte logótipos, cores, páginas, navegação, domínios e percursos dos participantes à identidade do evento.
Casos de uso relacionados
Formatos de evento onde esta situação aparece muitas vezes.
Veja como a mesma pressão aparece em diferentes tipos de evento.
Situações relacionadas
Páginas próximas de Usar a Bewitt.
Perguntas que os organizadores costumam fazer
Respostas práticas antes de começar a montar o evento.
Posso alterar a agenda depois da publicação?
Sim. A Bewitt suporta atualizações da agenda depois da publicação, para que os participantes possam continuar a usar a agenda atual na app dos participantes.
Posso publicar atualizações no dia do evento?
Sim. Pode publicar publicações do evento ou atualizações em formato de blog, e importar conteúdo RSS quando isso fizer sentido na sua configuração.
A Bewitt pode enviar emails de atualização?
Sim. A Bewitt suporta emails e lembretes do evento com a marca, com SMTP do organizador disponível.
Mantenha o dia legível, mesmo quando o plano muda.
Use a Bewitt para gerir atualizações da agenda, publicações do evento, páginas personalizadas, lembretes e conteúdo visível para os participantes a partir de uma área de trabalho prática para o evento.
