A agenda de ontem é tratada como lei
Alguém guardou a versão antiga e agora a sua equipa tem de desfazer, com cuidado, a autoridade que ela ganhou.
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Usar a Bewitt
Quando os participantes continuam a perguntar pela agenda, a agenda está a criar trabalho administrativo extra.
A agenda devia responder a perguntas, não criar um segundo trabalho no balcão de inscrições.
A Bewitt dá aos organizadores um construtor de agenda para sessões, workshops, oradores, salas, descrições, horários e programas por dia. Quando algo muda, edita-se o item da agenda em vez de explicar a alteração 47 vezes junto ao café.
Os participantes podem ver a agenda atual na app dos participantes, criar a sua agenda pessoal, verificar a lotação das sessões, acrescentar notas e avaliar sessões depois de participarem.
App do evento e agenda
Menos mensagens de "para onde vou agora?". Menos PDFs à solta. Mais participantes a olhar para a mesma agenda atual.
Uma agenda útil reduz o volume de perguntas porque os participantes conseguem consultar a versão mais recente por si próprios.
Realidade da agenda
A agenda entrou na fase das perguntas.
Imprimiu-a. Enviou-a por email. Pôs-na num cartaz. Mesmo assim, alguém pergunta se o workshop das 14:00 é na Sala B, na Sala C ou naquela ao pé das plantas.
As agendas de eventos mexem. As salas mudam, as biografias dos oradores chegam tarde, os workshops enchem, e um PDF desatualizado consegue perseguir um espaço mais depressa do que mau café. A Bewitt ajuda a manter a agenda arrumada, atual e útil para quem a tenta seguir.
Momentos do organizador
Onde este formato costuma começar a vacilar.
O problema raramente é uma grande falha dramática. Normalmente é um conjunto de pequenos momentos familiares a chegar todos ao mesmo tempo.
Uma troca ao almoço transforma toda a gente em detetive
As mudanças de orador têm de atualizar nomes, salas, descrições e a história que os participantes veem.
A sala está cheia, mas a esperança continua à porta
As perguntas sobre lotação são mais fáceis quando a inscrição vive junto da sessão.
O que vem a seguir chega no meio de mais cinco problemas
A pergunta é justa. O momento é que começa a tocar no pessoal.
O que costuma acontecer
A parte que os organizadores sentem antes de darem nome ao problema.
Estes são os momentos que fazem o evento parecer mais pesado do que devia.
As alterações à agenda espalham-se depressa
PDFs, emails, cartazes, chats e memória da equipa podem acabar todos a descrever versões diferentes do mesmo dia.
Mudanças de sala criam filas
Cada localização pouco clara acrescenta atrasos, confusão nos corredores e mais uma pergunta só para confirmar.
A lotação do workshop passa a ser negociada à porta
Se a inscrição e a lotação não estiverem ligadas à sessão, o corredor vira balcão de inscrições.
Detalhes das sessões separados do programa
Oradores, notas, avaliações e descrições são menos úteis quando estão espalhados longe do item da agenda.
Como a Bewitt ajuda
Dê ao trabalho do evento um sítio mais calmo onde ficar.
A Bewitt mantém as peças práticas por perto para que os organizadores acompanhem o evento, em vez de andar atrás dele.
Crie itens de agenda estruturados
Acrescente horas de início e fim, tipo, localização, ordem e descrições.
Acrescente contexto dos oradores
Associe nomes, funções, biografias e imagens dos oradores para que os participantes saibam quem está em palco e porquê.
Importe o que já existe
Importe itens da agenda e oradores a partir de ficheiros carregados quando o programa começou noutro sítio.
Agrupe a agenda por dia
Evite que eventos de vários dias se tornem numa rolagem interminável.
Ligue ações dos participantes às sessões
Use agenda pessoal, inscrição em sessões com lotação, feedback, avaliações e notas de sessão quando forem úteis.
Antes, durante e depois
Mantenha a história do evento ligada desde a primeira inscrição até ao acompanhamento final.
Crie ou importe o programa
Traga itens da agenda e detalhes dos oradores, depois organize sessões por dia, hora, tipo, localização e ordem.
Mantenha a versão atual realmente atual
Edite os detalhes das sessões quando mudam salas, oradores ou lotação, para que os participantes possam consultar a app dos participantes.
Ligue o feedback às sessões certas
Use avaliações, notas e feedback ligados às sessões para que o seguimento seja mais útil do que um comentário genérico ao evento.
Pequenos detalhes
As partes que não deviam precisar da sua própria folha de cálculo de emergência.
A Bewitt é útil porque mantém os detalhes normais do evento suficientemente perto para a sua equipa os conseguir usar quando a sala fica movimentada.
O seu dia está suspeitosamente livre. Adicione uma sessão.
A agenda pessoal pode ser prática sem soar a formulário fiscal.
Cheio por agora
Lugares limitados precisam de linguagem simples que não abra uma negociação.
Mudou de sala. Mesma sessão, menos caras perdidas.
Uma nota de alteração clara pode baixar a temperatura no corredor.
Como correu esta sessão?
O melhor pedido de feedback é curto o suficiente para responder antes do próximo café.
Funcionalidades relacionadas
Formas de a Bewitt ajudar nesta situação.
Estas áreas da plataforma mantêm o trabalho do evento ligado quando os detalhes começam a mudar.
App do participante
Dê aos participantes um espaço no navegador para agenda, acesso, check-in, feedback e ações do evento.
Gestão da agenda
Organize sessões, locais, dados dos oradores e alterações ao horário num só lugar.
Marca do evento
Adapte logótipos, cores, páginas, navegação, domínios e percursos dos participantes à identidade do evento.
Casos de uso relacionados
Formatos de evento onde esta situação aparece muitas vezes.
Veja como a mesma pressão aparece em diferentes tipos de evento.
Situações relacionadas
Páginas próximas de Usar a Bewitt.
Perguntas que os organizadores costumam fazer
Respostas práticas antes de começar a montar o evento.
Os participantes conseguem ver a agenda mais recente?
Sim. A app dos participantes mostra a agenda atual, por isso as edições aos itens da agenda ajudam os participantes a ver a versão certa.
Podemos gerir inscrições em workshops?
Sim. A Bewitt suporta inscrição em sessões e lotação, o que ajuda os organizadores a gerir sessões com lugares limitados sem transformar a porta num balcão de negociação.
Podemos acrescentar detalhes dos oradores?
Sim. Pode acrescentar nomes, funções, biografias e imagens dos oradores, e pode importar itens da agenda e oradores a partir de ficheiros carregados.
Torne a agenda mais fácil de confiar.
Dê aos participantes um sítio atual para ver o que está a acontecer, onde está a acontecer e se ainda podem juntar-se. A Bewitt ajuda os organizadores a manter o dia a andar sem virarem a linha direta da agenda.
