A verdade vive entre listas
A lista de bilhetes, a lista de convidados, as atribuições de patrocinadores e o registo de check-in têm de bater certo antes de a equipa da entrada perder a paciência.
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Usar a Bewitt
A administração do festival não devia precisar da sua própria tenda nos bastidores.
Venda de bilhetes, check-in, atualizações de agenda, visibilidade de patrocinadores, envolvimento dos participantes e feedback têm o hábito de chegar todos ao mesmo tempo. Normalmente durante o soundcheck.
A Bewitt dá aos organizadores de festivais um lugar tranquilo para gerir inscrições, bilhetes pagos ou gratuitos, check-in por QR, app do participante, perfis de participantes, missões, quizzes, recompensas, patrocinadores, feedback, relatórios, marca, domínios e acesso da equipa.
A sua equipa pode passar menos tempo atrás de folhas de cálculo e mais tempo a manter o festival em movimento.
Formatos de evento
Planeie o percurso dos convidados, venda o bilhete, leia a pulseira, oriente o dia e perceba o que funcionou.
Os festivais precisam de informação prática que se mova tão depressa como o dia: portas, horários, palcos, patrocinadores, equipas e feedback.
Realidade de um festival
As portas abrem dentro de 12 minutos.
A pessoa que coordena os voluntários precisa da lista de check-in mais recente. Um patrocinador pergunta onde aparece o logótipo na app. Alguém quer trocar dois blocos da agenda. Um convidado não encontra o bilhete e a fila está a fazer aquela coisa que as filas fazem quando se sentem observadas.
A Bewitt foi criada para esse tremor exato antes da abertura. Mantém as peças práticas juntas, para que as atualizações sejam mais fáceis, as equipas saibam o que fazer e os participantes recebam informação clara antes de começarem a atualizar a caixa de entrada no meio do recinto.
Momentos do organizador
Onde este formato costuma começar a vacilar.
O problema raramente é uma grande falha dramática. Normalmente é um conjunto de pequenos momentos familiares a chegar todos ao mesmo tempo.
O prazo de impressão perdeu
As alterações de agenda acontecem depois da impressão, porque claro que acontecem. Os participantes continuam a precisar da versão atual.
Não é uma plantação de cartazes
Os patrocinadores precisam de visibilidade, mas a experiência do festival deve continuar a parecer um evento, não uma parede de logótipos.
Folclore não é relatório
Depois do festival, precisa de mais do que "as pessoas pareciam satisfeitas perto do palco principal" para planear o próximo ano.
O que costuma acontecer
A parte que os organizadores sentem antes de darem nome ao problema.
Estes são os momentos que fazem o evento parecer mais pesado do que devia.
O programa continua a mexer
Os horários dos palcos mudam, as sessões atrasam-se e pequenas atualizações podem rapidamente virar mensagens espalhadas por email, chat e programas impressos.
A pressão da chegada aumenta depressa
Quando muita gente chega ao mesmo tempo, um check-in lento cria filas, stress e uma primeira impressão mais difícil do que devia.
As equipas precisam de informação partilhada
Equipa da entrada, organizadores, patrocinadores e responsáveis por atividades precisam todos de confiar nos mesmos detalhes do evento enquanto o dia se mexe à volta deles.
É difícil saber o que funcionou
O feedback fica muitas vezes espalhado por conversas, formulários e memória, o que torna difícil reportar com clareza ou melhorar da próxima vez.
Como a Bewitt ajuda
Dê ao trabalho do evento um sítio mais calmo onde ficar.
A Bewitt mantém as peças práticas por perto para que os organizadores acompanhem o evento, em vez de andar atrás dele.
Crie o fluxo de inscrição certo
Use bilhetes gratuitos ou pagos, marca personalizada e o seu próprio domínio quando o festival precisa de parecer totalmente seu.
Use check-in por QR nas entradas
Ajude as equipas de entrada a avançar depressa e a ver quem chegou sem reconstruir listas de participantes à mão.
Partilhe atualizações do programa na app
Publique alterações de agenda, informação de palcos, detalhes de patrocinadores e atualizações para participantes sem reimprimir tudo.
Oriente convidados para a atividade
Use missões, quizzes e recompensas para encaminhar as pessoas para palcos, patrocinadores, bancas ou momentos de comunidade.
Planeie o próximo ano com provas
Reveja relatórios e feedback depois do festival para que a próxima edição se baseie em atividade real, não em folclore.
Antes, durante e depois
Mantenha a história do evento ligada desde a primeira inscrição até ao acompanhamento final.
Construa o mapa da verdade do festival
Prepare inscrições, bilhética, detalhes do programa, posicionamentos de patrocinadores, acesso da equipa e conteúdo da app do participante.
Mantenha entradas, atualizações e atividades a andar
Use check-in, atualizações de agenda e ferramentas de envolvimento enquanto a equipa trata do dia.
Separe o sinal do ruído
Recolha feedback e reveja presenças, envolvimento e atividade de patrocinadores antes de planear a próxima edição.
Pequenos detalhes
As partes que não deviam precisar da sua própria folha de cálculo de emergência.
A Bewitt é útil porque mantém os detalhes normais do evento suficientemente perto para a sua equipa os conseguir usar quando a sala fica movimentada.
Vá procurar os bons petiscos
O texto de chegada de um festival pode ser descontraído porque o dia deve parecer vivo.
O cartaz ainda está a discutir consigo próprio
A incerteza do programa pode ser tratada com personalidade, desde que os detalhes mais recentes estejam claros.
Visite três espaços de parceiros
Os estímulos de envolvimento podem orientar as pessoas sem fazer do valor para patrocinadores uma palestra.
O que funcionou, o que falhou, o que foi difícil encontrar
O feedback de um festival deve perguntar sobre a experiência prática, não apenas sobre o grande momento.
Funcionalidades relacionadas
Formas de a Bewitt ajudar nesta situação.
Estas áreas da plataforma mantêm o trabalho do evento ligado quando os detalhes começam a mudar.
Registo do evento
Create event pages, collect signups and custom fields, manage access, and keep registration connected to the event record.
Gestão da agenda
Organize sessões, locais, dados dos oradores e alterações ao horário num só lugar.
App do participante
Dê aos participantes um espaço no navegador para agenda, acesso, check-in, feedback e ações do evento.
Casos de uso relacionados
Formatos de evento onde esta situação aparece muitas vezes.
Veja como a mesma pressão aparece em diferentes tipos de evento.
Situações relacionadas
Páginas próximas de Usar a Bewitt.
Perguntas que os organizadores costumam fazer
Respostas práticas antes de começar a montar o evento.
A Bewitt consegue gerir bilhetes pagos e gratuitos para festivais?
Sim. Pode configurar bilhetes pagos, inscrições gratuitas ou uma combinação, conforme a configuração do evento.
Os participantes podem usar a Bewitt durante o festival?
Sim. A app do participante pode mostrar a agenda, perfis de participantes, opções de networking, atividades de envolvimento, conteúdo de patrocinadores e pedidos de feedback.
A nossa equipa pode trabalhar em conjunto na Bewitt?
Sim. As ferramentas de colaboração da equipa ajudam os organizadores a repartir o trabalho entre inscrições, conteúdo, envolvimento, configuração de patrocinadores e relatórios.
Gira o festival, não a fogueira administrativa.
Use a Bewitt para manter bilhetes, check-in, atualizações de agenda, atividade dos participantes, patrocinadores, feedback e relatórios num espaço de trabalho organizado, para que a equipa tenha menos separadores abertos e menos pequenos fogos para apagar.
