Uma mudança de título toca em cinco sítios
Atualizar um orador não deve significar procurar num PDF, numa página web, num rascunho de email e no ficheiro da sinalética impressa.
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Usar a Bewitt
A sua primeira conferência não precisa de funcionar a pânico e post-its.
Tem oradores para coordenar, bilhetes para vender, filas de crachás para domar, patrocinadores para manter satisfeitos e participantes que vão perguntar onde é a Sala B enquanto estão ao lado da placa da Sala B.
A Bewitt ajuda quem organiza uma conferência pela primeira vez a gerir inscrições, bilhetes, atualizações da agenda, check-in, networking entre participantes, patrocinadores, feedback e relatórios num espaço de evento com a sua marca.
Menos teatro de prancheta. Mais acolhimento a sério.
Formatos de evento
No dia de abertura, a sua equipa sabe o que está a acontecer, os participantes sabem para onde ir e o resumo final tem números úteis.
Uma primeira conferência precisa de mais do que um bom programa. Precisa de uma referência prática única para quem a constrói e para quem participa.
Realidade de conferência
A noite antes de abrir as portas.
Está a verificar a agenda pela sétima vez. Um orador mudou o título. Um patrocinador quer trocar o logótipo. Alguém pergunta se os estudantes têm bilhetes gratuitos. A pessoa responsável pelo check-in envia mensagem: "Temos códigos QR?"
Isto é meteorologia normal de primeira conferência. A Bewitt dá-lhe um lugar para ajustar as peças em movimento: tipos de bilhete, dados dos participantes, sessões, visibilidade de patrocinadores, conteúdo da app, fluxo de check-in e feedback pós-evento.
Momentos do organizador
Onde este formato costuma começar a vacilar.
O problema raramente é uma grande falha dramática. Normalmente é um conjunto de pequenos momentos familiares a chegar todos ao mesmo tempo.
Nem todos os participantes são o mesmo tipo de participante
Acesso pago, gratuito, VIP, imprensa, estudante, patrocinador e convidado têm todos de fazer sentido antes de a porta abrir.
"Convivam" não é um plano
As pessoas querem conhecer-se, mas precisam de contexto suficiente para começar conversas sem andar pelo átrio de café na mão.
A liderança quer mais do que "correu bem"
Presenças, envolvimento, feedback e atividade de patrocinadores são muito mais fáceis de discutir quando foram registados à medida que o evento aconteceu.
O que costuma acontecer
A parte que os organizadores sentem antes de darem nome ao problema.
Estes são os momentos que fazem o evento parecer mais pesado do que devia.
A agenda continua a mexer
As sessões mudam, os oradores precisam de ajustes e as alterações de horário propagam-se pelo dia todo. Cada edição é mais uma oportunidade para alguém perder a versão mais recente.
A entrada define o tom
O check-in da manhã é onde se forma a primeira impressão. Se a fila parecer confusa, os participantes começam a conferência logo tensos.
Os patrocinadores precisam de presença real
O valor para patrocinadores não é só um logótipo num slide esquecido. Precisam de visibilidade que encaixe no evento sem fazer a experiência parecer uma brochura.
O resumo chega depressa
Depois da conferência, as partes interessadas querem presenças, feedback, notas sobre patrocinadores e prova de que o evento valeu o esforço.
Como a Bewitt ajuda
Dê ao trabalho do evento um sítio mais calmo onde ficar.
A Bewitt mantém as peças práticas por perto para que os organizadores acompanhem o evento, em vez de andar atrás dele.
Crie tipos de bilhete que batem certo com a realidade
Configure acesso pago, gratuito, por convite, para patrocinadores ou para convidados, para que os participantes entrem pelo caminho certo.
Mantenha a agenda atualizada
Publique sessões, oradores, pausas e atualizações na app do participante, e ajuste tudo sem reimprimir o mundo.
Faça a fila da manhã avançar
Use check-in por QR para que a receção possa acolher pessoas em vez de procurar nomes sob pressão.
Dê aos participantes motivos para participar
Use perfis, networking, missões, quizzes e recompensas para manter a conferência viva entre sessões.
Feche com relatórios úteis
Reveja presenças, envolvimento, feedback e atividade de patrocinadores para que o resumo seja mais do que boas sensações e um rolo de fotografias.
Antes, durante e depois
Mantenha a história do evento ligada desde a primeira inscrição até ao acompanhamento final.
Torne o plano visível
Abra inscrições, prepare tipos de bilhete, construa a agenda, adicione oradores e dê aos patrocinadores o lugar certo.
Ajude os participantes a circular com confiança
Faça check-in, mantenha as sessões atualizadas, apoie o networking e reduza o coro de "para onde vou?".
Faça o relatório sem reconstruir o dia à mão
Use dados de presenças, feedback e envolvimento para explicar o que aconteceu e melhorar a próxima edição.
Pequenos detalhes
As partes que não deviam precisar da sua própria folha de cálculo de emergência.
A Bewitt é útil porque mantém os detalhes normais do evento suficientemente perto para a sua equipa os conseguir usar quando a sala fica movimentada.
Ainda sem sessões
Um estado vazio simpático pode lembrar a equipa de adicionar palestras antes de o chat de grupo começar a julgá-la.
Crachá adquirido
Uma confirmação rápida de check-in dá ao participante uma pequena sensação de chegada e ao organizador uma leitura limpa.
Um minuto de honestidade
Um pedido curto e humano recebe melhores respostas do que um link frio para um inquérito enviado três dias tarde demais.
Vale uma visita entre sessões
Os convites a visitar patrocinadores funcionam melhor quando soam a parte do evento, não a anúncio colado à pressa.
Funcionalidades relacionadas
Formas de a Bewitt ajudar nesta situação.
Estas áreas da plataforma mantêm o trabalho do evento ligado quando os detalhes começam a mudar.
Registo do evento
Create event pages, collect signups and custom fields, manage access, and keep registration connected to the event record.
Gestão da agenda
Organize sessões, locais, dados dos oradores e alterações ao horário num só lugar.
App do participante
Dê aos participantes um espaço no navegador para agenda, acesso, check-in, feedback e ações do evento.
Casos de uso relacionados
Formatos de evento onde esta situação aparece muitas vezes.
Veja como a mesma pressão aparece em diferentes tipos de evento.
Situações relacionadas
Páginas próximas de Usar a Bewitt.
Perguntas que os organizadores costumam fazer
Respostas práticas antes de começar a montar o evento.
Posso vender bilhetes pagos e gratuitos para a conferência?
Sim. Pode criar diferentes tipos de bilhete para participantes, convidados, patrocinadores, imprensa, estudantes ou qualquer pessoa que precise de uma forma específica de entrar no evento.
Os participantes podem usar a Bewitt durante a conferência?
Sim. A app do participante pode mostrar a agenda, perfis de participantes, opções de networking, atividades de envolvimento, conteúdo de patrocinadores e pedidos de feedback.
Vou receber dados úteis depois do evento?
Sim. Os relatórios da Bewitt ajudam-no a rever presenças, check-in, envolvimento, feedback e atividade de patrocinadores, para que o resumo assente no que aconteceu.
Planeie a conferência sem ter de adotar uma segunda personalidade.
A Bewitt dá a quem organiza a primeira conferência uma forma prática de vender bilhetes, orientar participantes, alinhar a equipa, dar visibilidade aos patrocinadores, recolher feedback e ver o que aconteceu depois.
