Nem toda a gente é hacker
Estudantes, mentores, jurados, patrocinadores, VIPs, voluntários e convidados precisam todos de percursos ligeiramente diferentes pelo mesmo evento.
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Usar a Bewitt
Organize o hackathon, não o circo das folhas de cálculo.
Um hackathon parece simples visto de fora: tema, equipas, pizza, demos. Nos bastidores, há termos de responsabilidade, tipos de bilhete, vagas de mentoria, códigos QR, promessas a patrocinadores e a pergunta das 14h17 sobre onde acontece a avaliação.
A Bewitt ajuda organizadores a gerir inscrições, bilhetes, check-in, agendas, comunicação com participantes, patrocinadores, feedback e relatórios no mesmo espaço de evento com a sua marca.
Os participantes recebem um guia claro. A sua equipa fica com menos folhas de cálculo misteriosas. Todos têm uma melhor hipótese de construir algo bom antes de o café acabar.
Formatos de evento
Menos emergências com listas em papel, circulação de participantes mais clara e melhor prova para patrocinadores, jurados e a sua própria sanidade pós-evento.
Hackathons avançam depressa. A Bewitt mantém as peças operacionais visíveis para que a energia criativa tenha para onde ir.
Realidade dos hackathons
A primeira vaga no check-in.
Começa com uma fila à entrada, três voluntários a fazer perguntas diferentes e um participante a insistir que se inscreveu de certeza, talvez com o email da universidade. Entretanto, um patrocinador quer saber onde fica a banca, um mentor pede a agenda e alguém já perdeu o crachá.
É aqui que os hackathons tanto ganham energia como começam a roçar o caos. A Bewitt mantém os detalhes operacionais visíveis: quem vem, quem fez check-in, o que acontece a seguir, onde entram os patrocinadores e como os participantes encontram pessoas, desafios e atualizações.
Momentos do organizador
Onde este formato costuma começar a vacilar.
O problema raramente é uma grande falha dramática. Normalmente é um conjunto de pequenos momentos familiares a chegar todos ao mesmo tempo.
O programa raramente fica quieto
Abertura, blocos de trabalho, sessões de mentoria, refeições, demos e avaliação têm de continuar visíveis quando os horários mudam.
As visitas às bancas precisam de um motivo
Os patrocinadores querem atenção sem interromper a energia de criação, por isso sugestões inteligentes valem mais do que logótipos maiores.
O dia das demos precisa de prova
Depois de os projetos serem apresentados, os organizadores precisam de feedback, presenças e dados de envolvimento antes de toda a gente desaparecer para o próximo prazo.
O que costuma acontecer
A parte que os organizadores sentem antes de darem nome ao problema.
Estes são os momentos que fazem o evento parecer mais pesado do que devia.
Os detalhes das equipas baralham-se depressa
Listas de participantes, notas de equipas, atribuições de mentores e atualizações de presença podem espalhar-se por formulários, caixas de email, chats e folhas de cálculo antes de o evento começar.
As perguntas esgotam a equipa
Os participantes perguntam para onde ir, o que vem a seguir, como funciona a avaliação e onde encontrar atualizações. A sua equipa precisa de repetir menos respostas.
A entrada é movimentada e cheia de detalhes
Mentores, jurados, hackers, patrocinadores, convidados e voluntários podem chegar todos na mesma vaga, com expectativas diferentes.
Os patrocinadores pedem resultados
Os números úteis não devem estar espalhados quando os parceiros perguntarem o que aconteceu depois do dia das demos.
Como a Bewitt ajuda
Dê ao trabalho do evento um sítio mais calmo onde ficar.
A Bewitt mantém as peças práticas por perto para que os organizadores acompanhem o evento, em vez de andar atrás dele.
Crie percursos úteis para participantes
Configure tipos de bilhete gratuitos ou pagos para hackers, mentores, jurados, patrocinadores, convidados ou voluntários.
Use check-in por QR à chegada
Ajude os voluntários a fazer a fila andar sem se transformarem em detetives amadores com computadores.
Ponha a agenda onde os participantes vão procurar
Partilhe blocos de trabalho, horários de mentoria, demos, avaliação, pausas e atualizações na app do participante.
Incentive a atividade sem quebrar o foco
Use missões, quizzes e recompensas para orientar visitas a patrocinadores, participação em workshops, formação de equipas ou descoberta de desafios.
Feche com factos
Recolha feedback e dados de relatório para que o balanço tenha presenças, envolvimento e notas de patrocinadores à mão.
Antes, durante e depois
Mantenha a história do evento ligada desde a primeira inscrição até ao acompanhamento final.
Organize as pessoas antes de a sala fazer barulho
Recolha inscrições, atribua percursos de bilhete, publique detalhes da agenda e prepare informação de patrocinadores ou mentores.
Acompanhe o ritmo do hackathon
Faça o check-in, atualize a agenda, encaminhe participantes para os momentos certos e use sugestões de envolvimento com cuidado.
Torne o dia das demos fácil de reportar
Recolha feedback, reveja presenças e partilhe uma história mais clara com patrocinadores, jurados e a sua equipa.
Pequenos detalhes
As partes que não deviam precisar da sua própria folha de cálculo de emergência.
A Bewitt é útil porque mantém os detalhes normais do evento suficientemente perto para a sua equipa os conseguir usar quando a sala fica movimentada.
Vá construir algo suspeitosamente impressionante
Um pequeno momento de incentivo combina com o espírito do hackathon sem transformar a app numa mascote.
O programa ainda está a beber café
Os planos de um hackathon mexem-se. Um estado vazio mais humano pode fazer isso parecer normal.
Faça uma boa pergunta
As missões de patrocinador podem recompensar a curiosidade em vez de criar tráfego constrangedor nas bancas.
O que funcionou, o que falhou, o que sobreviveu à matemática das pizzas
A pergunta certa de feedback torna os participantes mais propensos a responder com honestidade.
Funcionalidades relacionadas
Formas de a Bewitt ajudar nesta situação.
Estas áreas da plataforma mantêm o trabalho do evento ligado quando os detalhes começam a mudar.
Registo do evento
Create event pages, collect signups and custom fields, manage access, and keep registration connected to the event record.
Gestão da agenda
Organize sessões, locais, dados dos oradores e alterações ao horário num só lugar.
App do participante
Dê aos participantes um espaço no navegador para agenda, acesso, check-in, feedback e ações do evento.
Casos de uso relacionados
Formatos de evento onde esta situação aparece muitas vezes.
Veja como a mesma pressão aparece em diferentes tipos de evento.
Situações relacionadas
Páginas próximas de Usar a Bewitt.
Perguntas que os organizadores costumam fazer
Respostas práticas antes de começar a montar o evento.
A Bewitt consegue gerir diferentes tipos de participantes num hackathon?
Sim. Pode configurar diferentes percursos de inscrição ou tipos de bilhete para hackers, mentores, jurados, patrocinadores, voluntários e convidados.
Os participantes podem usar a Bewitt durante o hackathon?
Sim. A app do participante pode mostrar a agenda, perfis de participantes, opções de networking, missões, quizzes, recompensas, conteúdo de patrocinadores e atualizações do evento.
Podemos aplicar a marca à experiência do hackathon?
Sim. A Bewitt suporta marca e domínios personalizados, para que o evento pareça o seu hackathon e não um portal de administração emprestado.
Torne o dia das demos menos caótico.
Use a Bewitt para dar ao seu hackathon uma entrada clara, um guia de evento sempre atualizado e os relatórios de que precisa quando o último projeto já foi apresentado e as extensões desapareceram misteriosamente.
