A lista de participantes está em todo o lado
As inscrições comunitárias podem estar em três separadores, duas caixas de entrada, uma nota partilhada e na memória de uma pessoa.
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Usar a Bewitt
Nos eventos comunitários, a folha de cálculo não deve ser a personagem principal.
Os eventos comunitários vivem de confiança, ritmo e doze pessoas a perguntar onde fica a entrada. A Bewitt ajuda-o a tratar de inscrições, bilhetes, agenda, check-in, patrocinadores e feedback sem fazer da semana de planeamento uma cena de crime num chat de grupo.
Configure bilhetes gratuitos ou pagos, dê aos participantes uma app com a sua marca e as informações práticas, leia códigos QR à porta e mantenha a equipa a trabalhar a partir do mesmo plano.
Foi pensada para encontros reais: meetups de membros, cimeiras locais, dias de voluntariado, festivais de bairro, comunidades de criadores, eventos associativos e momentos de «achávamos que vinham 80 pessoas, afinal são 240».
Formatos de evento
Menos participantes perdidos, voluntários mais calmos, melhor visibilidade para patrocinadores e dados úteis depois de empilhar as cadeiras.
Os eventos comunitários têm de ser acolhedores, mas ainda assim dar aos organizadores estrutura suficiente para gerir crescimento, voluntários, atualizações e seguimento.
Realidade comunitária
As portas abrem daqui a 17 minutos.
Tem um voluntário à entrada, um patrocinador a perguntar onde aparece o logótipo, três participantes que juram que se inscreveram e um orador que mudou o título da sessão no carro.
A Bewitt dá aos organizadores um lugar partilhado para gerir as peças que se mexem: quem vem, o que pagou, o que acontece a seguir, quem fez check-in, como as pessoas se ligam e o que acharam depois.
Momentos do organizador
Onde este formato costuma começar a vacilar.
O problema raramente é uma grande falha dramática. Normalmente é um conjunto de pequenos momentos familiares a chegar todos ao mesmo tempo.
Um check-in simpático também precisa de ferramentas
Os voluntários querem receber pessoas, não percorrer linhas enquanto a fila começa a perder a paciência.
As pessoas precisam de ajuda para encontrar o seu lugar
Um evento comunitário pode estar cheio e, mesmo assim, parecer solitário se as pessoas não souberem por onde começar.
Os resultados não podem ser só boas sensações
Quem apoia o evento precisa de perceber visibilidade e envolvimento, sobretudo quando quer que volte na próxima edição.
O que costuma acontecer
A parte que os organizadores sentem antes de darem nome ao problema.
Estes são os momentos que fazem o evento parecer mais pesado do que devia.
As inscrições são difíceis de acompanhar
Os eventos comunitários começam muitas vezes simples, depois crescem por mensagens, emails reencaminhados e listas de convidados em mudança que ninguém controla por completo.
As pessoas precisam de orientação sem complicar
Os convidados podem ser novos, não saber para onde ir ou hesitar em fazer perguntas, por isso horários pouco claros e atualizações espalhadas tornam o evento menos acolhedor.
Os voluntários precisam de confiança
Um voluntário prestável continua a precisar de informação atual, sobretudo quando chegam pessoas sem inscrição, alterações tardias ou perguntas de patrocinadores.
O seguimento fica para depois
Quando a sala fica arrumada, é fácil o feedback, as notas de presença e as aprendizagens úteis desaparecerem atrás da próxima urgência.
Como a Bewitt ajuda
Dê ao trabalho do evento um sítio mais calmo onde ficar.
A Bewitt mantém as peças práticas por perto para que os organizadores acompanhem o evento, em vez de andar atrás dele.
Crie inscrições com a sua marca
Use bilhetes gratuitos ou pagos, perguntas personalizadas e os detalhes do evento de que os participantes realmente precisam.
Deixe os voluntários receberem pessoas
O check-in por QR ajuda os voluntários a confirmar chegadas depressa, em vez de procurarem linhas numa folha de cálculo.
Publique a agenda na app
Partilhe sessões, locais, detalhes dos oradores, informação de patrocinadores e alterações de última hora.
Ajude a comunidade a sentir-se comunidade
Use perfis de participantes, sugestões de networking, missões, quizzes e recompensas para incentivar ligações.
Comece o próximo evento com dados
Acompanhe presenças, envolvimento, visibilidade dos patrocinadores e feedback para que os eventos futuros sejam moldados pelo que as pessoas realmente viveram.
Antes, durante e depois
Mantenha a história do evento ligada desde a primeira inscrição até ao acompanhamento final.
Torne a participação simples
Configure inscrições, explique a agenda, prepare os voluntários e organize a informação para patrocinadores ou para a comunidade.
Mantenha o acolhimento humano
Use check-in por QR, atualizações claras e sugestões leves de envolvimento para que os voluntários se concentrem nas pessoas.
Leve a aprendizagem para a frente
Recolha feedback, reveja presenças e partilhe resultados com parceiros, voluntários e o próximo grupo de planeamento.
Pequenos detalhes
As partes que não deviam precisar da sua própria folha de cálculo de emergência.
A Bewitt é útil porque mantém os detalhes normais do evento suficientemente perto para a sua equipa os conseguir usar quando a sala fica movimentada.
Guardar o meu lugar
O texto de inscrição comunitária deve soar a juntar-se a um encontro, não a preencher papelada.
Vá procurar o café bom
Uma mensagem de check-in acolhedora ajuda a manter o tom do evento próximo.
Colaboradores, conselhos ou alguém que odeia quebra-gelos constrangedores
Os perfis podem dar às pessoas formas mais simpáticas de encontrar a primeira conversa.
Diga-nos enquanto ainda se lembra da sala
O feedback comunitário é melhor quando apanha a sensação e os detalhes práticos perto do evento.
Funcionalidades relacionadas
Formas de a Bewitt ajudar nesta situação.
Estas áreas da plataforma mantêm o trabalho do evento ligado quando os detalhes começam a mudar.
Registo do evento
Create event pages, collect signups and custom fields, manage access, and keep registration connected to the event record.
Gestão da agenda
Organize sessões, locais, dados dos oradores e alterações ao horário num só lugar.
App do participante
Dê aos participantes um espaço no navegador para agenda, acesso, check-in, feedback e ações do evento.
Casos de uso relacionados
Formatos de evento onde esta situação aparece muitas vezes.
Veja como a mesma pressão aparece em diferentes tipos de evento.
Situações relacionadas
Páginas próximas de Usar a Bewitt.
Perguntas que os organizadores costumam fazer
Respostas práticas antes de começar a montar o evento.
A Bewitt consegue gerir eventos comunitários gratuitos e bilhetes pagos?
Sim. Pode usar inscrições gratuitas, bilhetes pagos ou uma mistura de tipos de bilhete, conforme o evento.
Os participantes precisam da app do participante?
A app do participante é útil para atualizações da agenda, perfis, networking, missões, quizzes, recompensas e informação do evento. Pode decidir o papel que deve ter para o seu público.
Vários organizadores podem trabalhar em conjunto?
Sim. A colaboração em equipa permite que organizadores, voluntários e staff trabalhem a partir da mesma configuração do evento, em vez de passarem folhas de cálculo final-final-v3 de mão em mão.
Faça o evento parecer planeado, mesmo quando o projetor discorda.
Use a Bewitt para gerir inscrições, bilhetes, check-in, envolvimento dos participantes, patrocinadores, feedback e relatórios num só lugar feito para eventos comunitários com pessoas reais, portas reais e alterações reais de última hora.
