As notas sobre alergias estão escondidas
O catering precisa dos números, mas os detalhes úteis estão divididos entre mensagens, formulários e exportações antigas.
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Usar a Bewitt
Recolha dados dos participantes sem se tornar detetive de folhas de cálculo.
Alguns eventos só precisam de nome e email. O seu pode precisar de notas alimentares, nomes de empresas, funções, necessidades de acessibilidade, escolhas de mesa, preferências de workshop ou uma forma decente de distinguir um Alex de outro.
A Bewitt ajuda-o a recolher a informação dos participantes que realmente importa, mantê-la ligada ao registo certo e torná-la útil para o check-in, os relatórios e a sua equipa.
Os participantes também podem atualizar partes do próprio perfil na app do participante, incluindo cargo, universidade e campos de redes sociais. Menos emails de "pergunta rápida" para si. Um pequeno milagre.
Inscrições e bilhética
Saiba quem vem, do que precisa e onde estão os detalhes.
Bons dados dos participantes ajudam no catering, na acessibilidade, no networking, no check-in e nos relatórios. Maus dados dos participantes criam pequenos mistérios por todo o lado.
Realidade dos dados dos participantes
O formulário começou pequeno. Depois o catering fez uma pergunta.
Acrescentou requisitos alimentares. Depois os patrocinadores quiseram empresa e função. Depois a equipa de acessibilidade precisou de notas de mobilidade. Depois o networking passou a depender dos interesses dos participantes. De repente, o formulário de inscrição está a fazer trabalho a sério.
A Bewitt mantém esses detalhes extra ligados a cada participante, em vez de os deixar espalhados por respostas de email, folhas de cálculo paralelas e o FINAL-final-2.csv de alguém.
Momentos do organizador
Onde este formato costuma começar a vacilar.
O problema raramente é uma grande falha dramática. Normalmente é um conjunto de pequenos momentos familiares a chegar todos ao mesmo tempo.
VIPs, oradores, patrocinadores, estudantes
Grupos diferentes de participantes costumam precisar de informação diferente recolhida e compreendida.
As pessoas atualizam a vida depois de se inscreverem
Cargos, necessidades de acessibilidade, preferências e dados de contacto podem mudar antes do evento. Normal, por irritante que seja.
Sem percorrer 14 colunas em pânico
As equipas de check-in precisam das notas certas depressa, não de um percurso de obstáculos em folha de cálculo.
O que costuma acontecer
A parte que os organizadores sentem antes de darem nome ao problema.
Estes são os momentos que fazem o evento parecer mais pesado do que devia.
Nem todos os detalhes pertencem à caixa de entrada de alguém
Detalhes de alimentação, acessibilidade, função, organização e preferências devem estar ligados ao participante, não enterrados em respostas.
Maus dados criam atrito no dia do evento
A empresa errada, uma nota de acessibilidade em falta ou uma função pouco clara podem atrasar o check-in, os lugares, o networking ou os relatórios.
Os participantes precisam de algum controlo
Muitas vezes, as pessoas conhecem melhor o próprio perfil, e alguns detalhes são mais fáceis de manter atualizados se os participantes os puderem editar.
As equipas precisam de detalhes que consigam mesmo usar
Recolher informação só é útil se as pessoas certas a conseguirem encontrar quando precisam dela.
Como a Bewitt ajuda
Dê ao trabalho do evento um sítio mais calmo onde ficar.
A Bewitt mantém as peças práticas por perto para que os organizadores acompanhem o evento, em vez de andar atrás dele.
Recolha dados úteis dos participantes
Use a inscrição do evento e campos de participantes para os dados de que a equipa precisa antes do evento.
Mantenha os detalhes nos registos de participantes
Guarde a informação dos participantes onde os organizadores a possam pesquisar, atualizar e usar.
Importe dados que já existem
Traga listas de participantes quando os detalhes já estão num ficheiro CSV ou XLSX.
Deixe os participantes atualizar dados de perfil
Os participantes podem editar dados de perfil na app, como cargo, universidade, biografia, campos de contacto públicos e ligações para redes sociais.
Use os detalhes durante e depois do evento
Ligue registos de participantes a check-in por QR, colaboração da equipa, feedback e relatórios.
Antes, durante e depois
Mantenha a história do evento ligada desde a primeira inscrição até ao acompanhamento final.
Peça os dados que evitam confusão mais tarde
Decida do que o evento precisa: notas de catering, empresa, função, informação de acessibilidade, preferências ou contexto de perfil.
Torne a informação útil à entrada
Dê à equipa registos de participantes e contexto de check-in que consiga usar depressa.
Use os dados dos participantes para melhorar o próximo evento
Reveja relatórios e feedback com registos de participantes mais limpos por trás.
Pequenos detalhes
As partes que não deviam precisar da sua própria folha de cálculo de emergência.
A Bewitt é útil porque mantém os detalhes normais do evento suficientemente perto para a sua equipa os conseguir usar quando a sala fica movimentada.
Há algo que o catering não deva descobrir da pior maneira?
Um texto de ajuda humano pode tornar perguntas práticas mais fáceis de responder.
Há algo que nos ajude a tornar o espaço mais acessível para si?
Os pedidos sobre acessibilidade devem soar atenciosos, não clínicos.
Novo cargo? Chique.
Os lembretes de atualização de perfil podem ser calorosos sem fazer a funcionalidade parecer infantil.
Útil no dia do evento, invisível para os participantes
Alguns detalhes são operacionais. Dar-lhes etiquetas claras ajuda a equipa a usá-los bem.
Funcionalidades relacionadas
Formas de a Bewitt ajudar nesta situação.
Estas áreas da plataforma mantêm o trabalho do evento ligado quando os detalhes começam a mudar.
Registo do evento
Create event pages, collect signups and custom fields, manage access, and keep registration connected to the event record.
Bilheteira
Sell tiered tickets, run free events, apply discount codes, and keep payment choices close to participant access.
Colaboração da equipa
Permita que as equipas de organização partilhem a mesma área de trabalho do evento, em vez de dividirem o trabalho por caixas de email.
Casos de uso relacionados
Formatos de evento onde esta situação aparece muitas vezes.
Veja como a mesma pressão aparece em diferentes tipos de evento.
Situações relacionadas
Páginas próximas de Usar a Bewitt.
Perguntas que os organizadores costumam fazer
Respostas práticas antes de começar a montar o evento.
Podemos recolher mais do que dados básicos de contacto?
Sim. A Bewitt suporta dados de participantes, para que possa pedir informação específica do evento, como necessidades alimentares, empresa, função, preferências ou outra informação dos participantes.
Os participantes podem atualizar os próprios dados mais tarde?
Sim. Na app do participante, podem editar dados de perfil como cargo, universidade, biografia, campos de contacto e ligações para redes sociais.
A nossa equipa pode usar esta informação durante o evento?
Sim. Registos de participantes, colaboração da equipa, check-in por QR e relatórios ajudam a sua equipa a encontrar e usar dados dos participantes quando são importantes.
Recolha os dados que fazem o evento funcionar.
Organize a inscrição em torno da informação de que a sua equipa realmente precisa, mantenha os registos de participantes arrumados e chegue ao dia do evento com menos notas misteriosas e menos separadores abertos em pânico.
