A pergunta sobre a agenda chega de hora a hora
Se as pessoas não conseguem encontrar o que vem a seguir, a caixa de entrada torna-se o programa.
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Usar a Bewitt
Quando os participantes continuam a enviar emails, a informação do evento está demasiado difícil de encontrar.
Onde está a agenda? A minha inscrição funcionou? Posso levar alguém? A que horas devo chegar? Há estacionamento? A caixa de entrada não está a ser difícil. Está a votar na clareza do evento.
A Bewitt ajuda os organizadores a manter informação visível para participantes, contexto de inscrição, agenda, lembretes, acesso dos participantes e feedback mais perto do próprio evento.
Use-a quando perguntas repetidas dos participantes estão a roubar as horas de que precisa para o evento real.
Pressão de tempo e stress da equipa
Torne as respostas comuns mais fáceis de encontrar para participantes e equipa.
Uma página de evento mais clara, agenda atual, acesso dos participantes, lembretes e registos de participantes podem reduzir as perguntas repetidas que fazem de uma caixa de entrada um helpdesk.
Realidade da caixa de entrada
A mesma pergunta acabou de chegar com quatro assuntos diferentes.
Um participante não viu a confirmação. Outro não encontra a agenda. Alguém quer alterar os seus dados. Um colega reenviou uma ligação antiga. Já não está a organizar um evento. Está a gerir um motor de busca com sentimentos.
A Bewitt ajuda a pôr as respostas mais perto da experiência do evento, para que os participantes tenham um sítio melhor onde confirmar antes de voltarem a enviar email ao organizador.
Momentos do organizador
Onde este formato costuma começar a vacilar.
O problema raramente é uma grande falha dramática. Normalmente é um conjunto de pequenos momentos familiares a chegar todos ao mesmo tempo.
O email de confirmação ficou enterrado
O acesso dos participantes e os lembretes do evento importam porque caixas de entrada não são sistemas de arquivo arrumados.
Uma atualização de um participante vira uma conversa
Uma nota alimentar ou uma pergunta sobre bilhetes não devia tornar-se uma cadeia privada de correções manuais.
Alguém encontrou primeiro a versão antiga
Os participantes vão usar a ligação que for mais fácil de encontrar, mesmo quando já não é a melhor.
O que costuma acontecer
A parte que os organizadores sentem antes de darem nome ao problema.
Estes são os momentos que fazem o evento parecer mais pesado do que devia.
Os detalhes do evento estão espalhados
Quando localização, agenda, acesso, estado dos bilhetes e atualizações vivem em sítios diferentes, os participantes pedem ao organizador que junte tudo.
A caixa de entrada passa a ser o portal dos participantes
Perguntas repetidas fazem dos organizadores apoio manual para informação que o evento já devia explicar.
O contexto da inscrição é difícil de confirmar
As perguntas dos participantes demoram mais quando a equipa tem de cruzar exportações e notas de pagamento.
As atualizações criam novas vagas de emails
Uma alteração que não fica claramente situada na experiência do evento muitas vezes cria mais perguntas do que resolve.
Como a Bewitt ajuda
Dê ao trabalho do evento um sítio mais calmo onde ficar.
A Bewitt mantém as peças práticas por perto para que os organizadores acompanhem o evento, em vez de andar atrás dele.
Dê aos participantes um ponto de consulta no browser
A app dos participantes pode reunir agenda, informação do evento, patrocinadores, networking, envolvimento, feedback e contexto dos participantes sem exigir download.
Mantenha a inscrição ligada aos registos de participantes
Os registos de participantes ajudam a equipa a confirmar inscrições, acesso, contexto de bilhetes e atividade do evento a partir de uma só área de trabalho do evento.
Envie emails práticos do evento
Confirmações de encomenda, lembretes, avisos para iniciar sessão e mensagens de seguimento podem apontar os participantes de volta para o contexto atual do evento.
Use páginas e publicações personalizadas do evento para dar contexto
Quando os participantes precisam de instruções, ligações, artigos, vídeos ou páginas de recursos, acrescente-os ao evento em vez de os espalhar por conversas.
Recolha feedback depois de o ruído baixar
O feedback pós-evento ajuda a perceber que perguntas nasceram de informação pouco clara e o que corrigir da próxima vez.
Antes, durante e depois
Mantenha a história do evento ligada desde a primeira inscrição até ao acompanhamento final.
Responda às perguntas repetidas no próprio evento
Publique a agenda, os detalhes do evento, instruções de acesso, fluxo de inscrição e páginas úteis antes de a caixa de entrada se tornar o guia oficial.
Aponte as pessoas para o sítio atual
Use a app dos participantes, a agenda, atualizações, pesquisa de participantes e visibilidade da equipa para responder com o contexto atual do evento.
Perceba que perguntas continuaram a voltar
Reveja feedback e padrões de apoio para que o próximo evento torne as respostas comuns mais fáceis de encontrar.
Pequenos detalhes
As partes que não deviam precisar da sua própria folha de cálculo de emergência.
A Bewitt é útil porque mantém os detalhes normais do evento suficientemente perto para a sua equipa os conseguir usar quando a sala fica movimentada.
A caixa de entrada é um sintoma.
Emails repetidos normalmente significam que os participantes não conseguem encontrar ou confiar na informação do evento.
Não obrigar a descarregar uma app é uma gentileza.
Uma app dos participantes no browser dá aos participantes um sítio prático onde confirmar.
Envie menos ligações misteriosas.
Os lembretes funcionam melhor quando apontam de volta para o contexto atual do evento.
Ponha instruções onde os participantes possam voltar a consultá-las.
Páginas e publicações personalizadas ajudam a evitar o ciclo do "ver anexo".
Funcionalidades relacionadas
Formas de a Bewitt ajudar nesta situação.
Estas áreas da plataforma mantêm o trabalho do evento ligado quando os detalhes começam a mudar.
Colaboração da equipa
Permita que as equipas de organização partilhem a mesma área de trabalho do evento, em vez de dividirem o trabalho por caixas de email.
Registo do evento
Create event pages, collect signups and custom fields, manage access, and keep registration connected to the event record.
Check-ins
Use check-ins por QR para chegadas, salas, sessões, ativações de patrocinadores e pontos por atividade.
App do participante
Dê aos participantes um espaço no navegador para agenda, acesso, check-in, feedback e ações do evento.
Casos de uso relacionados
Formatos de evento onde esta situação aparece muitas vezes.
Veja como a mesma pressão aparece em diferentes tipos de evento.
Situações relacionadas
Páginas próximas de Usar a Bewitt.
Perguntas que os organizadores costumam fazer
Respostas práticas antes de começar a montar o evento.
Os participantes podem consultar a agenda sem nos perguntar?
Sim. A app dos participantes no browser pode mostrar a agenda atual e a informação do evento quando essas peças estão configuradas.
A Bewitt pode ajudar a reduzir emails repetidos dos participantes?
Sim, quando os emails repetidos são sobre detalhes do evento, inscrição, acesso, agenda, lembretes ou informação que pode viver na experiência dos participantes. Não é um helpdesk nem um chatbot.
A Bewitt pode enviar SMS ou alertas push?
Não. A Bewitt foca-se na comunicação do evento por email e na experiência dos participantes no browser, não em SMS nem em notificações push nativas.
Torne as respostas do evento mais fáceis de encontrar.
Use a Bewitt para manter detalhes dos participantes, agenda, inscrição, lembretes, acesso dos participantes e feedback mais perto do evento, em vez de espalhados por caixas de entrada.
