Checklist gratuite pour organisateurs d’événement

Définir les objectifs de l’événement et les indicateurs de réussite. Confirmer le public cible et la fourchette de participation attendue. Choisir la date, le format, le fuseau horaire et la durée de l’événement. Présélectionner le lieu ou la plateforme et fixer la première limite budgétaire.

Esquisser le programme avec les durées de session et les pauses. Inviter les intervenants, modérateurs, hôtes ou formateurs. Collecter les bios, photos, titres d’interventions et besoins de présentation. Relire les descriptions de session et les obligations envers les sponsors ou partenaires.

Créer la page d’inscription avec la bonne jauge, les bons tarifs et les bonnes règles d’accès. Rédiger le texte de l’e-mail de confirmation et inclure les détails d’accès à l’événement. Programmer les messages de rappel avant l’événement et le matin même. Préparer les réponses aux questions sur le paiement, l’accès, le lieu et les annulations.

Importer ou inviter la liste des participants et supprimer les doublons. Segmenter les intervenants, VIP, équipes, sponsors et participants standards. Collecter les besoins alimentaires, d’accessibilité, de consentement ou de type de billet. Vérifier les champs badge, billet, QR code ou code d’accès avant d’envoyer les invitations.

Cartographier le flux de check-in pour les arrivées, les retardataires, les inscriptions sur place et les questions au point d’aide. Attribuer des responsables, équipe ou bénévoles, pour les portes, salles, intervenants et demandes d’aide. Tester les QR codes, scanners, Wi-Fi, chargeurs et listes d’accès de secours. Préparer la signalétique, les changements de salle, les liens de diffusion et les contacts d’escalade.

Envoyer le formulaire de retour pendant que l’événement est encore frais. Envoyer l’e-mail de suivi avec les slides, enregistrements ou prochaines étapes. Examiner les chiffres de présence, de participation, de sponsoring et de retours. Noter les enseignements et remettre la checklist à zéro pour le prochain événement.