Conditions générales

1. Définitions

Dans les présentes Conditions :

Bewitt, nous, notre société ou nos désigne Bewitt, établie aux Pays-Bas.

Client, Organisateur, vous ou votre désigne l’organisation, l’entreprise, l’association, l’université, la communauté, l’organisateur d’événement ou toute autre entité juridique qui utilise le Service.

Service désigne la plateforme Bewitt, les logiciels, sites web, tableaux de bord, API, outils événementiels, intégrations, services d’hébergement et services associés fournis par Bewitt.

Événement désigne toute conférence, réunion, séminaire, formation, événement communautaire, événement numérique, événement hybride, événement physique ou autre activité créée ou gérée au moyen du Service.

Participant désigne tout participant, inscrit, intervenant, représentant de sponsor, bénévole, visiteur, invité ou autre personne dont les données sont traitées en lien avec un Événement.

Contenu de l’Événement désigne l’ensemble des contenus, données, documents, médias, textes, images, logos, inscriptions, programmes, sessions, retours, quiz, missions, récompenses, contenus de sponsors, articles de boutique, communications et autres éléments téléversés vers le Service ou générés par celui-ci par l’Organisateur ou pour son compte.

Contenu du Participant désigne les contenus soumis par les Participants, y compris les retours, réponses aux quiz, documents téléversés, messages, réponses, informations de profil ou autres contributions.

Frais désigne tous les montants dus pour l’utilisation du Service, y compris les frais de base, frais par jour d’événement, frais par participant, travaux personnalisés, abonnements, modules complémentaires et coûts d’intégrations tierces.

Contrat désigne les présentes Conditions, tout bon de commande accepté, devis, facture, accord de traitement des données, avenant écrit ou autre document expressément incorporé par référence.

2. Champ d’application du Service

Bewitt fournit une plateforme SaaS qui permet aux Organisateurs de créer, gérer et exploiter des Événements. Le Service peut notamment comprendre, sans limitation :

• la gestion d’événements ;
• les inscriptions des participants ;
• la gestion du programme et des sessions ;
• les check-ins et codes QR ;
• la collecte de retours ;
• les quiz ;
• la gamification, les missions et les récompenses ;
• les boutiques événementielles ;
• la gestion des sponsors ;
• l’analytique et le reporting ;
• les domaines et sous-domaines ;
• la personnalisation de marque ;
• les intégrations de paiement ;
• les communications par e-mail ; et
• les outils administratifs associés.

Bewitt fournit la plateforme technique. Bewitt n’organise pas, ne promeut pas, ne supervise pas, ne cautionne pas, n’approuve pas et n’assume pas la responsabilité des Événements, sauf accord écrit exprès.

3. Création de compte

Pour utiliser le Service, vous pouvez être tenu de créer un compte et de fournir des informations exactes, à jour et complètes.

Vous êtes responsable de :

• préserver la confidentialité des identifiants de connexion ;
• toute activité réalisée depuis votre compte ;
• veiller à ce que seul le personnel autorisé accède au Service ;
• mettre rapidement à jour les informations de compte et de facturation ; et
• notifier immédiatement Bewitt en cas de suspicion d’accès non autorisé ou d’incident de sécurité.

Bewitt peut refuser, suspendre ou résilier des comptes lorsque les informations sont inexactes, trompeuses, frauduleuses ou utilisées en violation des présentes Conditions.

4. Responsabilités de l’Organisateur

L’Organisateur est seul responsable de chaque Événement qu’il crée, gère ou exploite au moyen de Bewitt.

Cela comprend la responsabilité de :

• la légalité, l’exactitude et la sécurité de l’Événement ;
• le respect des lois, règlements, règles des lieux, autorisations et normes sectorielles applicables ;
• les communications avec les participants ;
• l’obtention des consentements et autorisations requis ;
• veiller à ce que le Contenu de l’Événement ne porte pas atteinte aux droits de tiers ;
• la gestion des remboursements, politiques de présence, règles de l’événement et réclamations des participants ;
• la fourniture d’informations exactes sur l’Événement ;
• le respect, le cas échéant, des règles applicables en matière de consommation, publicité, confidentialité, fiscalité, accessibilité et paiement ; et
• veiller à ce que toutes récompenses, jeux, quiz, missions, concours ou promotions soient licites.

Bewitt n’est pas responsable des résultats des Événements, du nombre de participants, de la satisfaction des participants, de la performance des sponsors, des revenus, des annulations, des problèmes liés aux lieux ou des décisions de l’Organisateur.

5. Données des Participants

L’Organisateur détermine quelles Données des Participants sont collectées et comment elles sont utilisées pour chaque Événement.

Les Données des Participants peuvent inclure, selon la configuration de l’Organisateur :

• les noms ;
• les adresses e-mail ;
• les informations relatives à l’organisation ;
• les informations d’inscription ;
• les registres de présence et de check-in ;
• la participation aux sessions ;
• les données de codes QR ;
• les réponses aux quiz ;
• les retours ;
• l’activité liée aux récompenses ou à la gamification ;
• les références liées aux paiements ;
• les préférences de communication ; et
• les données analytiques.

Entre Bewitt et l’Organisateur, l’Organisateur est responsable de disposer d’une base légale pour collecter et utiliser les Données des Participants, d’informer correctement les Participants, de traiter les demandes des Participants et d’obtenir leur consentement lorsque cela est requis.

Bewitt traite les Données des Participants afin de fournir le Service et comme décrit par ailleurs dans la documentation de confidentialité applicable et l’accord de traitement des données.

6. Propriété du Contenu de l’Événement

L’Organisateur conserve la propriété de son Contenu de l’Événement.

En téléversant, créant ou soumettant du Contenu de l’Événement à Bewitt, l’Organisateur accorde à Bewitt une licence mondiale, non exclusive et gratuite pour héberger, stocker, reproduire, afficher, transmettre, traiter et utiliser autrement ce Contenu de l’Événement uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir, sécuriser, assister, améliorer et exploiter le Service.

L’Organisateur déclare et garantit disposer de tous les droits, licences, consentements et autorisations nécessaires pour utiliser et soumettre le Contenu de l’Événement au moyen du Service.

7. Utilisation acceptable

Vous ne devez pas utiliser le Service pour :

• violer les lois ou règlements applicables ;
• organiser des Événements illégaux, frauduleux, dangereux ou préjudiciables ;
• porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle, de confidentialité, de publicité ou à d’autres droits ;
• téléverser des logiciels malveillants, du code malveillant ou des fichiers nuisibles ;
• tenter d’obtenir un accès non autorisé à des systèmes ou données ;
• perturber la sécurité ou le fonctionnement du Service ;
• envoyer du spam ou des communications illicites ;
• induire en erreur les Participants, sponsors ou tiers ;
• traiter des données personnelles sensibles sans base légale valable ni garanties requises ;
• mener des jeux d’argent, loteries, promotions financières ou activités réglementées illicites ;
• usurper l’identité d’autrui ;
• abuser des fonctionnalités de paiement, de récompense ou de gamification ;
• extraire, copier, procéder à l’ingénierie inverse ou faire un usage abusif de la plateforme ; ou
• utiliser Bewitt d’une manière qui cause un préjudice à Bewitt, à d’autres clients, aux Participants ou à des tiers.

Bewitt peut suspendre ou restreindre l’accès aux Événements, comptes ou fonctionnalités si elle estime raisonnablement qu’il existe une activité abusive, illégale, frauduleuse, préjudiciable ou menaçant la sécurité.

8. Tarifs et facturation

Sauf accord écrit contraire, les tarifs standard en libre-service de Bewitt pour la devise actuellement affichée sur ce site web sont les suivants :

• 54,00 € de frais de base ;
• 5,50 € par jour d’événement ; et
• 0,55 € par participant.

Tous les prix s’entendent hors TVA et autres taxes applicables, sauf indication expresse contraire.

Les Événements de plus de 500 participants peuvent nécessiter un accord personnalisé, un devis, un examen opérationnel supplémentaire, un dispositif d’assistance ou une tarification distincte.

Bewitt peut proposer des fonctionnalités payantes supplémentaires, une personnalisation de marque, des intégrations, des forfaits d’assistance, des travaux de mise en œuvre, des domaines personnalisés ou des services de développement soumis à une tarification distincte.

9. Frais d’abonnement et d’Événement

Les Frais peuvent être facturés par Événement, par période d’abonnement, par participant, par jour d’événement ou conformément à un devis ou bon de commande accepté.

Les frais fondés sur les Participants peuvent être calculés à partir des inscriptions, des Participants importés, des Participants enregistrés au check-in, des Participants actifs ou d’une autre métrique indiquée dans la commande ou la facture applicable.

Les frais par jour d’événement peuvent être calculés en fonction de la durée prévue de l’Événement, y compris, le cas échéant, les jours de configuration, de déroulement en direct ou d’exploitation.

Bewitt peut facturer des Frais supplémentaires lorsque l’Organisateur dépasse les limites convenues, ajoute des fonctionnalités, demande des travaux personnalisés ou utilise des services tiers payants.

10. Conditions de paiement

Les factures sont payables dans le délai de paiement indiqué sur la facture ou le bon de commande. Si aucun délai de paiement n’est indiqué, les factures sont payables dans les 14 jours suivant la date de facture.

Bewitt peut exiger un paiement anticipé, un paiement automatique, des informations de carte de paiement ou un paiement par l’intermédiaire d’un prestataire de paiement tiers.

Les retards de paiement peuvent entraîner :

• la suspension de l’accès ;
• la retenue de l’assistance ;
• des intérêts commerciaux légaux, le cas échéant ;
• des frais de recouvrement raisonnables ; et
• la résiliation du Contrat.

L’Organisateur est responsable de tous les impôts, prélèvements, droits et frais de prestataires de paiement applicables à son utilisation du Service.

11. Politique de remboursement

Les Frais ne sont pas remboursables, sauf exigence expresse de la loi ou accord écrit.

Aucun remboursement n’est dû au titre de :

• fonctionnalités non utilisées ;
• capacité non utilisée ;
• participation réduite ;
• annulation par l’Organisateur ;
• absence de Participants ;
• report de l’Événement ;
• insatisfaction quant aux résultats de l’Événement ;
• défaillances de services tiers échappant au contrôle de Bewitt ; ou
• défaut de configuration ou d’utilisation correcte du Service par l’Organisateur.

Les travaux de développement personnalisés, services de mise en œuvre, intégrations personnalisées, personnalisations de marque, travaux de configuration de domaines personnalisés, services de conseil et autres travaux sur mesure ne sont pas remboursables une fois commencés.

12. Annulation d’Événement

L’Organisateur est seul responsable de l’annulation, du report, de la reprogrammation ou de la modification des Événements, ainsi que de la communication correspondante aux Participants, sponsors, lieux, fournisseurs et autres parties prenantes.

Bewitt n’est pas responsable des politiques d’annulation de l’Organisateur, des remboursements de billets, des réclamations de participants, des frais de déplacement, des coûts de lieu, des engagements de sponsoring ou d’autres pertes liées à l’Événement.

Si un Événement est annulé, les Frais restent dus sauf accord écrit contraire de Bewitt.

Bewitt peut annuler, désactiver, suspendre ou retirer un Événement du Service lorsque la loi l’exige ou lorsque Bewitt estime raisonnablement que l’Événement est illégal, frauduleux, abusif, préjudiciable, trompeur ou contraire aux présentes Conditions.

13. Domaines personnalisés

Bewitt peut prendre en charge des domaines ou sous-domaines personnalisés pour les Événements.

L’Organisateur est responsable de :

• posséder ou contrôler le domaine ;
• configurer correctement les enregistrements DNS ;
• maintenir l’enregistrement du domaine ;
• renouveler les noms de domaine ;
• éviter toute atteinte à des marques ;
• veiller à l’utilisation licite du domaine ; et
• se coordonner avec son fournisseur DNS.

Les délais de propagation DNS, erreurs de bureaux d’enregistrement, délais de certificats, indisponibilités de fournisseurs DNS, enregistrements incorrects, expirations de domaine et problèmes associés échappent au contrôle de Bewitt.

Bewitt peut refuser ou retirer des domaines illicites, trompeurs, contrefaisants, abusifs ou techniquement dangereux.

14. Intégrations tierces

Le Service peut s’intégrer à des services tiers tels que des prestataires de paiement, fournisseurs d’infrastructure cloud, fournisseurs d’e-mail, fournisseurs DNS, outils d’analytique, fournisseurs d’authentification ou autres plateformes externes.

Les exemples peuvent inclure Stripe, AWS, des fournisseurs d’envoi d’e-mails, des fournisseurs DNS et des services similaires.

Les services tiers sont régis par leurs propres conditions, politiques, tarifs, mesures de sécurité et engagements de disponibilité. Bewitt n’est pas responsable des pannes, erreurs, retards, pertes de données, modifications tarifaires, changements de service ou arrêts de services tiers.

L’Organisateur est responsable de la configuration et de l’utilisation licite des intégrations tierces, ainsi que de la maintenance de tout compte tiers requis.

15. Disponibilité et interruptions du Service

Bewitt vise à fournir un Service fiable, mais ne garantit pas une disponibilité ininterrompue ou exempte d’erreurs, sauf application d’un accord de niveau de service écrit distinct.

Le Service peut être interrompu en raison de :

• maintenance ;
• mises à niveau ;
• travaux de sécurité ;
• problèmes de fournisseur d’hébergement ;
• pannes Internet ou réseau ;
• pannes de tiers ;
• problèmes DNS ;
• cas de force majeure ;
• usage abusif ou surcharge ;
• exigences légales ou réglementaires ; ou
• mesures de sécurité d’urgence.

Bewitt n’est pas responsable des interruptions du Service, retards ou réductions de fonctionnalité causés par des événements échappant à son contrôle raisonnable.

16. Fenêtres de maintenance

Bewitt peut effectuer une maintenance planifiée ou d’urgence afin d’améliorer, sécuriser, réparer ou mettre à jour le Service.

Lorsque cela est raisonnablement possible, Bewitt planifiera la maintenance afin de limiter les perturbations et pourra donner un préavis pour la maintenance planifiée.

Une maintenance d’urgence peut être effectuée sans préavis lorsqu’elle est nécessaire pour protéger le Service, les clients, les Participants, les données ou les systèmes.

17. Propriété intellectuelle

Bewitt et ses concédants détiennent l’ensemble des droits, titres et intérêts relatifs au Service, y compris la plateforme, les logiciels, le code source, le code objet, les bases de données, l’architecture, les designs, les interfaces utilisateur, les flux de travail, la documentation, l’identité de marque, les marques, noms commerciaux, logos, savoir-faire, modèles analytiques et technologies sous-jacentes.

Aucun droit n’est transféré à l’Organisateur, à l’exception du droit limité d’accéder au Service et de l’utiliser pendant la durée du Contrat conformément aux présentes Conditions.

L’Organisateur ne doit pas copier, modifier, procéder à l’ingénierie inverse, décompiler, vendre, sous-licencier, louer ou créer des œuvres dérivées à partir du Service, sauf dans la mesure expressément permise par le droit impératif.

18. Contenu généré par les utilisateurs

Les Participants conservent la propriété de leur propre Contenu du Participant, sous réserve des droits qu’ils accordent à l’Organisateur en vertu des conditions d’événement, conditions d’inscription, avis de confidentialité ou autres arrangements applicables de l’Organisateur.

L’Organisateur est responsable de la modération, de l’examen, de la suppression et des réponses au Contenu du Participant lorsque cela est approprié.

Bewitt peut supprimer ou restreindre le Contenu de l’Événement ou le Contenu du Participant si elle estime raisonnablement que ce contenu est illicite, préjudiciable, contrefaisant, abusif, techniquement dangereux ou contraire aux présentes Conditions.

Bewitt n’est pas tenue de surveiller l’ensemble des contenus, mais peut le faire afin d’exploiter, de protéger et de faire respecter le Service.

19. Confidentialité et RGPD

Les parties respecteront les lois applicables en matière de protection des données, y compris le Règlement général sur la protection des données, le cas échéant.

Pour les Données des Participants traitées pour le compte de l’Organisateur, l’Organisateur agit généralement en qualité de responsable du traitement et Bewitt en qualité de sous-traitant.

L’Organisateur est responsable de :

• identifier une base légale pour le traitement ;
• fournir des avis de confidentialité aux Participants ;
• obtenir le consentement lorsque cela est requis ;
• traiter les demandes des personnes concernées ;
• déterminer les durées de conservation ;
• garantir l’exactitude des données ;
• éviter la collecte inutile de données sensibles ;
• garantir la licéité des transferts internationaux, le cas échéant ; et
• veiller à ce que sa configuration d’Événement respecte le droit de la protection des données.

Bewitt peut traiter certaines données en qualité de responsable du traitement indépendant, y compris les données d’administration de compte, données de facturation, journaux de sécurité, analyses de plateforme et communications avec le personnel du Client, comme décrit dans l’avis de confidentialité de Bewitt.

20. Référence à l’Accord de traitement des données

Lorsque Bewitt traite des données personnelles pour le compte de l’Organisateur, les parties concluront l’Accord de traitement des données de Bewitt ou y seront liées.

L’Accord de traitement des données fait partie du Contrat et définit notamment :

• l’objet et la durée du traitement ;
• la nature et la finalité du traitement ;
• les catégories de données personnelles ;
• les catégories de personnes concernées ;
• les sous-traitants ultérieurs ;
• les mesures de sécurité ;
• l’assistance relative aux demandes des personnes concernées ;
• les obligations de notification des violations ;
• la suppression ou la restitution des données ; et
• les modalités d’audit et de conformité.

En cas de conflit entre les présentes Conditions et l’Accord de traitement des données concernant le traitement de données personnelles, l’Accord de traitement des données prévaut pour cette matière.

21. Responsabilités de sécurité

Bewitt mettra en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées destinées à protéger le Service et les données personnelles traitées par son intermédiaire.

L’Organisateur demeure responsable de :

• l’administration sécurisée des comptes ;
• des mots de passe solides et des contrôles d’accès ;
• la gestion des autorisations des utilisateurs ;
• la suppression de l’accès des anciens membres du personnel ou prestataires ;
• la configuration sécurisée des Événements ;
• les exports de données licites et sécurisés ;
• la gestion sécurisée des codes QR et des liens d’inscription ;
• la protection des rapports téléchargés ;
• la vérification des intégrations tierces ; et
• le signalement rapide des incidents de sécurité suspectés.

Bewitt n’est pas responsable des incidents de sécurité causés par les systèmes, appareils, personnel, identifiants, intégrations, configurations ou instructions de l’Organisateur.

22. Limitation de responsabilité

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, Bewitt n’est pas responsable de :

• pertes de bénéfices ;
• pertes de chiffre d’affaires ;
• pertes d’activité ;
• pertes de clientèle ou d’image ;
• perte d’économies attendues ;
• perte ou corruption de données, sauf lorsqu’elle est causée par une violation prouvée des présentes Conditions par Bewitt ;
• dommages indirects, consécutifs, spéciaux, punitifs ou accessoires ;
• résultats des Événements ;
• participation réduite ;
• insatisfaction des participants ;
• litiges avec des sponsors ;
• problèmes liés aux lieux ;
• défaillances de services tiers ; ou
• communications, politiques ou décisions de l’Organisateur.

La responsabilité totale cumulée de Bewitt découlant du Contrat ou s’y rapportant est limitée au montant total payé par le Client à Bewitt au cours des 12 mois précédant immédiatement l’événement à l’origine de la réclamation.

Aucune disposition des présentes Conditions n’exclut ni ne limite la responsabilité lorsque cette exclusion ou limitation n’est pas autorisée par la loi applicable, y compris la responsabilité en cas d’intention, d’imprudence délibérée ou de responsabilité légale impérative.

23. Indemnisation

L’Organisateur indemnisera Bewitt et la garantira contre les réclamations, dommages, pertes, responsabilités, amendes, pénalités, coûts et dépenses découlant de :

• les Événements de l’Organisateur ;
• le Contenu de l’Événement ;
• les communications avec les Participants ;
• le traitement illicite des Données des Participants ;
• le défaut d’obtention des consentements requis ;
• l’atteinte aux droits de tiers ;
• l’usage abusif du Service ;
• la violation des présentes Conditions ;
• la violation de la loi applicable ; ou
• les litiges avec les Participants, sponsors, lieux, fournisseurs ou autres tiers.

Bewitt notifiera rapidement l’Organisateur des réclamations pertinentes lorsque cela est raisonnablement possible et pourra participer à la défense contre toute réclamation.

24. Force majeure

Bewitt n’est pas responsable des retards ou manquements d’exécution causés par des circonstances échappant à son contrôle raisonnable, notamment :

• catastrophes naturelles ;
• guerre, terrorisme, troubles civils ou urgence publique ;
• épidémies ou pandémies ;
• action gouvernementale ;
• conflits du travail ;
• pannes Internet, d’hébergement, cloud, DNS ou de télécommunications ;
• cyberattaques ;
• coupures d’électricité ;
• défaillances de fournisseurs tiers ;
• défaillances de réseaux de paiement ;
• défaillances de livraison d’e-mails ; ou
• autres événements échappant au contrôle raisonnable de Bewitt.

Les obligations d’exécution sont suspendues pendant la durée du cas de force majeure.

25. Suspension et résiliation

Bewitt peut suspendre ou résilier l’accès au Service si :

• des Frais sont en retard de paiement ;
• l’Organisateur viole les présentes Conditions ;
• l’Organisateur utilise le Service de manière illicite ou abusive ;
• un Événement est frauduleux, préjudiciable, dangereux ou illégal ;
• le maintien de l’accès crée un risque de sécurité, juridique, financier ou de réputation ;
• la loi ou une autorité l’exige ; ou
• l’Organisateur devient insolvable ou cesse son activité.

L’Organisateur peut cesser d’utiliser le Service à tout moment, mais reste responsable des Frais engagés avant la résiliation.

À la résiliation, Bewitt peut désactiver l’accès au compte et aux Événements. L’export et la suppression des données seront traités conformément au Contrat, à l’Accord de traitement des données et à la loi applicable.

26. Conformité aux exportations et aux sanctions

L’Organisateur doit respecter les lois applicables en matière de contrôle des exportations, de sanctions commerciales, de lutte contre le blanchiment d’argent et de lutte contre la corruption.

L’Organisateur ne doit pas utiliser le Service pour ou pour le compte de personnes, entités, pays ou activités faisant l’objet de sanctions, ni d’une manière qui amènerait Bewitt à violer des sanctions ou restrictions commerciales applicables.

Bewitt peut suspendre ou résilier l’accès lorsqu’elle estime raisonnablement que l’utilisation du Service peut enfreindre les lois relatives au contrôle des exportations ou aux sanctions.

27. Modifications du Service

Bewitt peut ponctuellement modifier, améliorer, mettre à jour, interrompre ou remplacer des fonctionnalités du Service.

Bewitt déploiera des efforts raisonnables pour éviter de réduire de manière substantielle les fonctionnalités essentielles pendant un Événement payant actif. Toutefois, des modifications peuvent être nécessaires pour des raisons de sécurité, de conformité légale, de fiabilité technique, de développement produit ou de dépendances tierces.

Bewitt n’est pas responsable des modifications apportées par des fournisseurs tiers ni de l’arrêt d’intégrations tierces échappant au contrôle de Bewitt.

28. Modifications des Conditions

Bewitt peut mettre à jour les présentes Conditions de temps à autre.

Pour les modifications substantielles, Bewitt fournira un préavis raisonnable, par exemple par e-mail, notification de compte ou publication via le Service.

Les Conditions mises à jour s’appliquent à compter de la date d’entrée en vigueur indiquée dans l’avis ou, si aucune date n’est indiquée, à compter de leur publication.

Si l’Organisateur n’accepte pas les modifications substantielles, il peut cesser d’utiliser le Service avant leur prise d’effet. La poursuite de l’utilisation après la date d’entrée en vigueur vaut acceptation des Conditions mises à jour.

29. Droit applicable

Les présentes Conditions et le Contrat sont régis par le droit des Pays-Bas, à l’exclusion des règles de conflit de lois qui imposeraient l’application d’un autre droit.

30. Résolution des litiges

Les parties tenteront d’abord de résoudre les litiges de bonne foi par une procédure d’escalade commerciale.

Si aucune résolution n’est trouvée dans un délai raisonnable, les litiges seront soumis au tribunal compétent aux Pays-Bas pour le ressort dans lequel Bewitt a son siège social, sauf si le droit impératif exige un autre tribunal compétent.

31. Coordonnées

Les questions concernant les présentes Conditions peuvent être envoyées à :