Agendas sur plusieurs jours
Préparez des événements qui s’étalent sur plusieurs jours sans faire du programme un labyrinthe d’onglets, de notes et de créneaux barrés.
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Logiciel de gestion d’agenda événementiel
Créez un agenda d’événement qui ne s’écroule pas au premier changement de planning.
Bewitt est un logiciel de gestion d’agenda événementiel pour les organisateurs qui doivent créer, gérer et partager des programmes sans jongler avec tableurs, PDF, notes intervenants et e-mails de dernière minute.
Gardez sessions, intervenants, lieux, inscriptions et planning côté participant dans un espace de travail événementiel pratique.
Résultat rapide
Sessions, intervenants, lieux, inscriptions et mises à jour dans un agenda auquel les participants peuvent se fier.
Utilisez Bewitt comme logiciel de planning événementiel quand l’agenda doit rester utile après le premier changement.
Le problème
Les programmes d’événement ne restent jamais exactement comme prévu.
Le programme avait l’air parfait lundi. Mercredi, un intervenant a changé de salle, un atelier a atteint sa jauge, deux sessions ont échangé leurs horaires et quelqu’un utilise encore le PDF d’il y a trois versions.
Puis viennent les questions des participants : « Où est cette session ? » « La keynote a changé de salle ? » « Je peux encore rejoindre l’atelier ? » « Le parcours B est dans quelle salle ? » « Ce programme imprimé est encore à jour ? »
Pendant ce temps, les organisateurs mettent à jour tableurs, documents intervenants, pages web, panneaux et e-mails, tout en faisant comme si tout cela avait évidemment été prévu dans le plan.
Bewitt aide à garder l’agenda utile après le premier changement, pas seulement avant le début de l’événement.
La solution
Un agenda sur lequel tout le monde peut compter.
Bewitt donne aux organisateurs un logiciel d’agenda événementiel pour construire le planning, organiser les sessions, gérer les intervenants, partager les mises à jour et aider les participants à préparer leur journée.
Créez des agendas sur plusieurs jours, ajoutez les détails des sessions, affichez les informations intervenants, gérez la jauge et orientez les participants vers les bonnes salles et activités sans maintenir cinq versions du même planning.
L’agenda devient une partie de l’expérience événement, pas un document statique qui vieillit mal avant l’heure du déjeuner.
Fonctionnalités d’agenda
Des outils de planning pratiques pour des événements qui n’arrêtent pas de bouger.
Gestion des sessions
Gardez les titres, horaires, descriptions, parcours et changements de sessions bien organisés, pour que les participants sachent ce qui se passe et quand.
Profils intervenants
Donnez aux participants le contexte utile sur les intervenants avant qu’ils choisissent une session, au lieu de cacher les détails dans un document à part.
Agendas personnels
Permettez aux participants de construire leur propre programme de la journée, pour passer moins de temps à demander où aller et plus de temps à y arriver.
Inscriptions aux sessions
Permettez aux participants de s’inscrire aux sessions qui les intéressent, surtout quand il y a des ateliers, des sessions en petits groupes ou des places limitées.
Gestion de la jauge
Gardez les sessions très demandées sous contrôle avant que la salle ne prenne des libertés avec les règles de sécurité incendie.
Lieux des sessions
Indiquez clairement les salles, scènes, stands et zones d’activité, pour que les participants n’aient pas besoin d’une carte au trésor avant la suite.
Mises à jour d’agenda en direct
Partagez les changements de programme depuis l’espace de travail de l’événement, afin que participants et organisateurs travaillent depuis la même version.
Scénarios d’événement
Du simple atelier à la conférence multi-parcours.
La gestion d’agenda d’une conférence implique souvent plusieurs parcours, salles, intervenants, sessions sponsors, ateliers et changements sur un ou plusieurs jours. Bewitt aide les organisateurs à garder l’ensemble du programme compréhensible.
Les ateliers demandent des horaires clairs, une jauge, des détails de session et une bonne préparation côté participants. Bewitt aide à informer les participants avant que la salle soit pleine.
Les événements d’entreprise mélangent souvent plénières, sessions en petits groupes, formations, mise en relation et activités d’équipe. Bewitt aide les employés à savoir où ils doivent être sans ajouter un énième e-mail à tout le monde.
Les événements universitaires peuvent réunir étudiants, personnel, invités, associations étudiantes, recruteurs et départements. Bewitt aide à rendre l’agenda plus facile à parcourir, rejoindre et suivre.
Comparaison
Moins de confusion dans le programme. Plus de confiance.
| Approche traditionnelle | Bewitt |
|---|---|
| Agendas PDF qui vieillissent mal | Un agenda central fiable pour les participants |
| Programmes imprimés | Mises à jour d’agenda disponibles depuis l’espace de travail de l’événement |
| E-mails de mise à jour à chaque changement | Des changements de programme clairs, sans chaos dans les boîtes mail |
| Planification dans un tableur | Sessions, parcours, intervenants et lieux organisés |
| Documents intervenants séparés | Informations intervenants reliées aux sessions |
| Listes de sessions manuelles | Inscriptions aux sessions et jauge gérées ensemble |
| Participants qui demandent où aller | Horaires, lieux et agendas personnels clairs |
| Confusion de version de dernière minute | Un seul planning d’événement sur lequel chacun peut s’appuyer |
Plus qu’un programme.
Un agenda devrait faire plus que lister des horaires sur une page.
Avec Bewitt, les agendas se relient directement aux inscriptions, aux inscriptions aux sessions, aux émargements, aux intervenants, aux retours et aux quiz.
Les participants peuvent donc utiliser le programme pour préparer leur journée, rejoindre des sessions, trouver les informations intervenants, émarger, répondre aux quiz et donner leur avis là où il faut.
Les organisateurs n’ont pas besoin d’avoir l’agenda dans un outil, les inscriptions dans un autre, les notes intervenants ailleurs et les retours par session dans un quatrième endroit.
Le planning devient une partie de l’expérience événement, pas un document statique qui espère que personne ne changera quoi que ce soit.
- Inscriptions
- Inscriptions aux sessions
- Émargements
- Intervenants
- Retours
- Quiz
FAQ
Questions d’agenda que les organisateurs posent avant d’imprimer quoi que ce soit.
Puis-je organiser un événement sur plusieurs jours ?
Oui. Bewitt prend en charge les agendas sur plusieurs jours, afin que vous puissiez organiser des sessions sur plusieurs jours, parcours et lieux.
Les participants peuvent-ils créer leur propre agenda ?
Oui. Les participants peuvent construire un agenda personnel pour prévoir les sessions auxquelles ils veulent assister.
Puis-je limiter la jauge des sessions ?
Oui. Vous pouvez gérer la jauge des sessions lorsque les places, les salles, le matériel ou l’équipe sont limités.
Puis-je mettre à jour l’agenda après publication ?
Oui. Les programmes changent. Bewitt vous permet de mettre à jour l’agenda après publication, pour que les participants suivent la version actuelle.
Puis-je ajouter des informations sur les intervenants ?
Oui. Vous pouvez ajouter des informations sur les intervenants pour aider les participants à comprendre qui présente et pourquoi une session peut les concerner.
Puis-je gérer plusieurs parcours ?
Oui. Bewitt peut accompagner des événements avec plusieurs parcours, salles, thèmes ou sessions en parallèle.
Les participants peuvent-ils s’inscrire aux sessions ?
Oui. Les participants peuvent s’inscrire aux sessions, ce qui est utile pour les ateliers, les sessions en petits groupes, les formations et les activités à jauge limitée.
Puis-je collecter des retours par session ?
Oui. Les retours par session peuvent être reliés à l’agenda, pour que les organisateurs comprennent ce qui a fonctionné à un niveau plus utile que « l’événement était sympa ».
Donnez aux participants un programme qu’ils peuvent vraiment suivre.
Créez un agenda plus clair, gardez les changements organisés et aidez les participants à préparer leur journée sans courir après des PDF ou des e-mails périmés. Bewitt donne aux organisateurs un logiciel de planning événementiel flexible pour les sessions, les intervenants, les lieux, les inscriptions et l’organisation côté participant.
