Organisations
Regroupez le travail lié aux événements sous une organisation, afin que les équipes puissent les gérer sans que tout repose sur une seule personne.
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Logiciel de collaboration pour équipes événementielles
Permettez à toute l'équipe événementielle de travailler depuis un même endroit.
Bewitt est un logiciel de collaboration pour équipes événementielles, pensé pour les organisateurs qui doivent planifier et piloter des événements avec collègues, bénévoles, comités, équipes, agences et parties prenantes, sans partager d'identifiants ni se renvoyer des tableurs.
Donnez aux bonnes personnes l'accès aux bonnes parties du travail, pour que l'équipe avance plus vite sans demander « Qui a modifié ça ? » toutes les dix minutes.
Résultat rapide
Une visibilité partagée, des accès plus clairs et moins de tâches événementielles perdues dans des boîtes mail privées.
Utilisez Bewitt pour la collaboration entre organisateurs quand l'événement dépend de plusieurs personnes qui doivent garder le fil.
Le problème
Un événement s'organise rarement seul.
Même les petits événements finissent souvent par mobiliser une équipe.
Quelqu'un gère les inscriptions. Quelqu'un met à jour l'agenda. Quelqu'un parle aux sponsors. Quelqu'un s'occupe des intervenants. Quelqu'un tient l'émargement. Et quelqu'un d'autre a un avis très ferme sur l'e-mail de bienvenue, mais ne retrouve pas la dernière version.
Très vite, l'événement se retrouve éparpillé entre tableurs partagés, e-mails transférés, notes privées, fils de discussion et un fichier étrangement important appelé « final-final-real-version.xlsx ».
Votre équipe événementielle ne devrait pas avoir besoin de partager un identifiant pour travailler ensemble.
Bewitt aide les organisateurs à réunir les personnes impliquées dans un même espace événement, avec des accès plus clairs, une visibilité partagée et moins de casse-tête de coordination.
La solution
Réunissez votre équipe événementielle dans un même espace de travail.
Bewitt donne aux organisateurs un logiciel d'organisation d'événements pour les équipes, afin que le travail reste centralisé pendant que chacun gère la partie dont il est responsable.
Invitez des collègues, gérez les accès, travaillez sur plusieurs événements, gardez les informations au même endroit et réduisez les « tu peux m'envoyer la dernière version ? » qui circulent dans la pièce.
Résultat : une coordination plus simple, des responsabilités plus claires et moins d'éléments mobiles cachés dans la boîte mail de quelqu'un.
Fonctionnalités de collaboration
Des contrôles d'équipe pratiques pour un travail événementiel partagé.
Plusieurs membres de l'équipe
Faites participer collègues, bénévoles, membres du personnel ou partenaires à l'organisation de l'événement sans partager un même identifiant.
Accès par rôle
Donnez aux membres de l'équipe l'accès qui correspond à ce qu'ils doivent faire, sans ouvrir toutes les portes par défaut.
Collaboration événementielle
Permettez à plusieurs personnes de gérer le même événement tout en gardant le travail relié à un seul espace de travail événementiel.
Gestion de l'organisation
Gardez une meilleure vue sur les équipes, les événements et l'activité des organisateurs quand plusieurs personnes interviennent.
Invitations d'équipe
Invitez les bonnes personnes dans le travail sans envoyer de mots de passe, de captures d'écran ni de messages du type « utilise juste mon compte ».
Visibilité partagée sur l'événement
Aidez tout le monde à voir ce qui se passe côté inscriptions, agenda, sponsors, émargements, engagement et rapports.
Droits maîtrisés
Gardez les zones sensibles ou à fort impact sous contrôle, tout en laissant l'équipe contribuer.
Scénarios d’événement
Des équipes différentes. Des façons de travailler différentes.
Les équipes de conférence se répartissent souvent les inscriptions, l'agenda, les intervenants, les sponsors, les émargements, l'engagement et les rapports. Bewitt aide chaque partie à rester reliée au lieu de disparaître dans des fichiers séparés.
Les événements d'entreprise peuvent mobiliser les RH, la communication, la direction, les services généraux, l'IT et les responsables d'équipe. Bewitt aide les équipes internes à se coordonner sans ajouter un fil de préparation interminable.
Les universités gèrent souvent des événements entre départements, groupes étudiants, personnel, associations et partenaires externes. Bewitt aide les organisateurs à garder le travail visible sans tout centraliser dans la boîte mail d'une seule personne.
Les agences doivent gérer les événements de leurs clients, leurs équipes internes, des prestataires et parfois plusieurs événements en même temps. Bewitt aide à organiser la collaboration sans partager des comptes entre projets.
Comparaison
Moins de coordination dans tous les sens. Plus d'avancée pour l'événement.
| Approche traditionnelle | Bewitt |
|---|---|
| Mots de passe partagés | Chaque membre de l'équipe a son propre accès |
| Flou sur le propriétaire du tableur | Les informations de l'événement restent dans un même espace de travail |
| Validations par e-mail | Collaboration plus claire autour de l'événement |
| Silos d'information | Visibilité partagée pour l'équipe organisatrice |
| Points d'avancement manuels | Tout le monde travaille à partir de l'état actuel de l'événement |
| Une personne devient le goulot d'étranglement | Plusieurs personnes peuvent contribuer de façon responsable |
| Responsabilités floues | Les accès peuvent suivre les rôles et responsabilités de l'équipe |
| La mémoire de l'événement reste dans les boîtes mail | Collaboration événementielle centralisée |
Une collaboration sur tout l'événement.
La collaboration d'équipe devrait couvrir tout l'événement, pas seulement une checklist de préparation.
Avec Bewitt, les organisateurs peuvent collaborer sur les inscriptions, la gestion de l'agenda, les sponsors, les émargements, l'engagement, les analyses et les opérations événementielles.
Tout le monde s'appuie sur la même source fiable : la personne des inscriptions, celle de l'agenda, celle des sponsors et celle de l'émargement ne maintiennent pas discrètement quatre réalités différentes.
Cela veut dire moins de relances pour savoir où on en est, moins de mises à jour en double et de meilleures chances que l'équipe sache vraiment ce qui se passe.
- Inscriptions
- Gestion du programme
- Sponsors
- Émargements
- Engagement
- Analyses
- Opérations événementielles
FAQ
Les questions que les organisateurs se posent sur la collaboration d'équipe avant de partager un mot de passe de plus.
Plusieurs personnes peuvent-elles gérer un événement ?
Oui. Bewitt prend en charge la gestion d'événement à plusieurs utilisateurs, afin que plusieurs personnes puissent aider à organiser et piloter l'événement.
Puis-je contrôler qui a accès ?
Oui. Vous pouvez gérer les accès pour que les membres de l'équipe n'aient que la visibilité et les responsabilités dont ils ont besoin.
Puis-je inviter des collègues ?
Oui. Les organisateurs peuvent inviter collègues, membres du personnel, bénévoles ou partenaires à contribuer au travail de l'événement.
Les agences peuvent-elles gérer des événements clients ?
Oui. Les agences peuvent utiliser Bewitt pour gérer plusieurs événements clients et collaborer avec des équipes internes ou externes.
Les bénévoles peuvent-ils avoir un accès limité ?
Oui. Les bénévoles peuvent recevoir un accès adapté à leur rôle, par exemple pour aider aux émargements ou aux opérations de l'événement.
Puis-je gérer plusieurs événements ?
Oui. Les organisations et les équipes peuvent gérer plusieurs événements depuis le même espace de travail élargi.
Les membres de l'équipe peuvent-ils avoir des responsabilités différentes ?
Oui. Selon la configuration de l'événement, chaque personne peut se concentrer sur les inscriptions, l'agenda, les sponsors, les émargements, l'engagement ou les rapports.
Les organisations peuvent-elles gérer plusieurs organisateurs ?
Oui. Les organisations peuvent réunir plusieurs organisateurs afin que le travail lié à l'événement ne dépende pas d'un seul compte individuel.
Arrêtez d'organiser vos événements à coups de chaînes d'e-mails.
Réunissez votre équipe, le travail de l'événement et la visibilité partagée au même endroit. Bewitt aide les organisateurs à collaborer avec collègues, bénévoles, agences et parties prenantes sans mots de passe partagés, fichiers éparpillés ni tableur mystère dont personne ne sait vraiment qui s'occupe.
